Outsourcing là gì? Những ưu điểm, nhược điểm của Outsourcing

Outsourcing (thuê ngoài) đang dần trở thành một giải pháp để các doanh nghiệp đột phá phát triển thông qua việc tận dụng nguồn lực bên ngoài. Vậy Outsourcing là gì? Hình thức này có những ưu điểm, nhược điểm nào? Hãy cùng TopCV tìm hiểu qua bài viết sau. 

Outsourcing là gì?

Outsourcing có nghĩa là thuê ngoài. Đây là một hình thức mà doanh nghiệp thuê nguồn nhân lực bên ngoài để thực hiện các công việc, nhiệm vụ hoặc dự án theo yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra. 

Hiểu một cách đơn giản là doanh nghiệp không đủ nguồn nhân lực hoặc dự án nằm ngoài lĩnh vực chuyên môn nên lựa chọn hình thức Outsourcing - thuê ngoài để đảm bảo thực hiện công việc một cách hiệu quả. Bên cung cấp dịch vụ Outsourcing sẽ thực hiện công việc và nhiệm vụ theo đúng yêu cầu mà phía doanh nghiệp đưa ra.

Outsourcing lần đầu tiên được công nhận là một chiến lược kinh doanh vào năm 1989 và trở thành một trong những hoạt động phát triển kinh doanh phổ biến vào những năm 1990.

Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh về xây dựng, mỗi năm đều cần thực hiện các công việc như báo cáo tài chính, kê khai báo thuế cho doanh nghiệp. Thay vì tuyển dụng một nhân sự đảm nhiệm công việc này thì doanh nghiệp A đã sử dụng dịch vụ của một công ty cung cấp dịch vụ kế toán - kiểm toán. Quá trình này của doanh nghiệp A được xem là đang sử dụng giải pháp Outsourcing mà không cần đầu tư vào nguồn lực nội bộ. 

Outsourcing staff làm gì?

Outsourcing staff làm gì sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra. Họ có thể làm các nhiệm vụ quản trị đơn giản như nhập dữ liệu, chứng từ đến việc thực hiện các dự án phức tạp như thiết kế website, sản xuất nội dung, phân tích báo cáo tài chính, kế toán, v.vv..

Outsourcing staff làm gì và theo hình thức như thế nào sẽ do thỏa thuận giữa doanh nghiệp và bên cung cung cấp dịch vụ Outsourcing. Khi làm việc, các Outsourcing staff cần cam kết thực hiện công việc có hiệu quả, đạt hiệu suất theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp.

Hiện nay công việc của Outsourcing staff sẽ chịu sự chi phối của hai hình thức Outsourcing. Cụ thể:

• Outsourcing staff (Thuê nhân sự bên ngoài): Doanh nghiệp chỉ thuê nhân sự bên ngoài để thực hiện một phần công việc của mình. Công việc này sẽ chịu sự quản lý và điều phối từ doanh nghiệp. 
• Outsourcing (Thuê ngoài): Doanh nghiệp giao hẳn công việc cụ thể cho bên thứ 3 thực hiện mà không có nhân viên nội bộ của doanh nghiệp giám sát, quản lý và điều phối. Bên thứ ba tự quản lý công việc và đảm bảo đạt hiệu suất đúng theo yêu cầu về chất lượng, thời gian của doanh nghiệp. 

Như vậy, các công việc mà Outsourcing staff thực hiện sẽ rất đa dạng, đáp ứng theo đúng yêu cầu của các doanh nghiệp, tổ chức thuê họ. 

Các loại hình Outsourcing phổ biến hiện nay

Outsourcing có nhiều loại hình đa dạng, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại hình Outsourcing phổ biến hiện nay. 

IT Outsourcing

IT Outsourcing là hình thức thuê ngoài một công ty, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ IT để thực hiện các công việc, nhiệm vụ về mảng công nghệ thông tin (IT) như quản lý, bảo trì, điều hành. Thông thường các doanh nghiệp sẽ thuê IT Outsourcing để:

• Xây dựng cơ sở hạ tầng IT
• Thiết lập cấu hình hệ thống máy tính
• Cập nhật quản lý sao lưu, phục hồi hệ thống
• Điện toán máy chủ ảo (VPS)
• Hệ thống bảo mật thông tin
• Thiết kế website 
• v.vv..

Ví dụ như General Electric (GE), một trong những công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực công nghệ và năng lượng, đã thực hiện IT Outsourcing một phần của các dự án phát triển phần mềm của họ cho các công ty IT tại Ấn Độ như: Tata Consultancy Services (TCS) và Infosys.

GE đã tiến hành đàm phán và ký kết các hợp đồng với các công ty IT ở Ấn Độ để Outsourcing việc phát triển và bảo trì các ứng dụng phần mềm cho các sản phẩm và dịch vụ của mình. Các công ty IT ở Ấn Độ sau đó thực hiện các nhiệm vụ lập trình, kiểm thử, triển khai và hỗ trợ phần mềm theo yêu cầu của GE.

Ngoài các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực IT sử dụng loại hình IT Outsourcing thì các doanh nghiệp không chuyên về mảng này cũng lựa chọn thuê IT Outsourcing từ bên cung cấp thứ ba để đảm bảo thực hiện hiệu quả các dự án liên quan đến công nghệ thông tin.

>>> Xem thêm: Software Developer là gì? Phân biệt Software Developer và Software Engineer

Outsourcing sản xuất

Outsourcing sản xuất là hình thức thuê nhân sự bên ngoài để thực hiện các công việc liên quan đến sản xuất như: chế tạo, lắp ráp một sản phẩm hoặc hoàn thiện công đoạn sản xuất. Đơn vị Outsourcing sẽ thực hiện các giai đoạn sản xuất cụ thể theo yêu cầu. Đơn vị thuê Outsourcing chỉ cần lên kế hoạch, mẫu mã sản xuất cụ thể và thỏa thuận về thời gian hoàn thành, hiệu suất công việc, v.vv.. 

Outsourcing sản xuất thường xuất hiện trong các lĩnh vực sản xuất công nghiệp như:

• Ngành công nghiệp ô tô
• Ngành công nghiệp điện tử
• Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống
• Ngành công nghiệp may mặc và dệt may
• Ngành công nghiệp hóa chất
• v.vv..

Ví dụ như, Apple đã tiến hành Outsourcing sản xuất bằng cách hợp tác với các đối tác sản xuất lớn ở nhiều quốc gia, nhưng chủ yếu tập trung ở Trung Quốc. Một trong những đối tác chính của Apple là Foxconn, một công ty sản xuất điện tử lớn nhất thế giới.

Apple không sở hữu hoặc trực tiếp vận hành các nhà máy sản xuất. Thay vào đó, họ thiết kế sản phẩm và giao việc sản xuất cho các đối tác như Foxconn. Foxconn chịu trách nhiệm sản xuất một số sản phẩm chủ lực của Apple như: iPhone, iPad, MacBook, v.vv..

Cũng như vậy, Samsung Electronics đã tiến hành Outsourcing hầu hết sản phẩm của mình được sản xuất tại các quốc gia khác trên thế giới, trong đó có việc đặt nhà máy sản xuất tại Việt Nam.

Outsourcing dự án

Outsourcing dự án là hình thức thuê ngoài theo dự án. Hình thức Outsourcing này thường được sử dụng với những dự án cần triển khai trong thời gian gấp rút hoặc doanh nghiệp thiếu nhân lực có chuyên môn về dự án. Thực hiện Outsourcing dự án, doanh nghiệp có thể thuê ngoài một phần dự án hoặc toàn bộ dự án.

Outsourcing dự án thường xuất hiện trong các lĩnh vực như: 

• Công nghệ thông tin, phần mềm và phát triển ứng dụng
• Quản lý dự án
• Kế toán và tài chính
• Tiếp thị và quảng cáo
• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
• Dịch vụ khách hàng
• Kiến trúc và xây dựng
• Sản xuất 
• Y tế và dược phẩm
• Giáo dục và đào tạo
• Vận tải và logistic
• v.vv..

Ví dụ: Meta Platforms, Inc. đã hợp tác với công ty Accenture để quản trị và thanh lọc nội dung độc hại xuất hiện trên nền tảng mạng xã hội Facebook. Trong dự án này, Facebook đã thuê ngoài dịch vụ của Accenture để tận dụng kỹ năng và chuyên môn từ đội ngũ Accenture. Qua việc Outsourcing dự án quản trị, thanh lọc nội dung, Facebook có thể tập trung vào việc phát triển sản phẩm chính của mình trong khi sử dụng nguồn lực bổ sung từ Accenture để đảm bảo dự án được triển khai một cách hiệu quả.

Outsourcing quy trình

Outsourcing quy trình là hình thức thuê thực hiện một phần hoặc toàn bộ các quy trình kinh doanh, hoạt động chức năng cho một bên thứ ba hoặc nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Trong quá trình này, nhà cung cấp dịch vụ thường tập trung vào việc thực hiện quy trình đó một cách hiệu quả và có thể cung cấp các dịch vụ chuyên môn tốt hơn so với doanh nghiệp tự mình thực hiện.

Outsourcing quy trình thường xuất hiện trong các lĩnh vực như:

• Quy trình tài chính và kế toán
• Quy trình chuỗi cung ứng và vận hành
• Quy trình dịch vụ khách hàng
• Quy trình tuyển dụng
• Quy trình phân tích dữ liệu
• v.vv..

Ví dụ như chủ đầu tư các tòa nhà, chung cư có thể Outsourcing quy trình bảo trì tòa nhà cho một nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Công việc bảo trì toà nhà có thể bao gồm việc duy trì hệ thống điện, làm sạch, sửa chữa và bảo dưỡng các trang thiết bị, quản lý an ninh, và các nhiệm vụ khác liên quan đến vận hành hàng ngày của toà nhà.

Hay các công ty bảo hiểm tận dụng hệ thống phân phối, nguồn khách hàng từ các ngân hàng để giới thiệu dịch vụ bảo hiểm thông qua kênh bán bảo hiểm qua ngân hàng. Sự hợp tác giữa bảo hiểm và ngân hàng bản chất cũng là một hoạt động Outsourcing quy trình giới thiệu sản phẩm bảo hiểm.

Outsourcing hoạt động/công đoạn

Outsourcing hoạt động/công đoạn là hình thức thuê một bên thứ ba hoặc một công ty dịch vụ chuyên nghiệp để thực hiện một phần cụ thể của hoạt động hoặc công đoạn sản xuất, kinh doanh, vận hành của mình. 

Outsourcing hoạt động/công đoạn thường xuất hiện trong các lĩnh vực như:

• Sản xuất
• Dịch vụ khách hàng
• Kế toán và tài chính
• Tiếp thị và quảng cáo
• Công nghệ thông tin

Ví dụ như doanh nghiệp mới thành lập chuẩn bị tổ chức lễ ra mắt nhưng không có đủ nguồn nhân sự có chuyên môn về sản xuất video nên đã tiến hành Outsourcing công đoạn sản xuất video giới thiệu doanh nghiệp cho một đơn vị chuyên làm video quảng cáo doanh nghiệp. 

Những ưu, nhược điểm của Outsourcing

Được đánh giá là một chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp nhưng trong quá trình sử dụng, Outsourcing vẫn có thể thay đổi tùy theo từng tình huống. Dịch vụ này có thể mang lại một số lợi ích nhưng đồng thời cũng tồn tại một số điểm hạn chế. Sau đây là những ưu - nhược điểm của Outsourcing mà bạn nên biết.

Ưu điểm của Outsourcing

Outsourcing được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới là do mô hình này có thể đem lại nhiều ưu điểm như:

• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Bằng cách sử dụng các dịch vụ từ bên ngoài, doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nhân sự hoặc công nghệ để thực hiện một công việc cụ thể.
• Nâng cao được hiệu suất công việc: Khi chuyển giao một phần hoặc toàn bộ công việc cho đội ngũ nhân sự bên ngoài, doanh nghiệp có thể tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược và cốt lõi, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Tiết kiệm được không gian làm việc: Outsourcing cho phép doanh nghiệp giảm bớt không gian làm việc cần thiết cho nhân sự và thiết bị, từ đó giảm chi phí cho việc thuê và bảo trì văn phòng.
• Tiếp cận được nguồn nhân lực chuyên môn và công nghệ hiện đại: Bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ Outsourcing chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực có kỹ năng và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực cụ thể, cũng như tiếp cận công nghệ mới nhất.
• Giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân sự: Outsourcing giúp giảm bớt chi phí liên quan đến tuyển dụng, huấn luyện và quản lý nhân sự, bởi công việc này được thực hiện bởi các đối tác thuê ngoài.
• Đảm bảo công việc, dự án được vận hành trơn tru và đúng tiến độ: Phối hợp chặt chẽ với các đối tác Outsourcing, doanh nghiệp có thể đảm bảo công việc, dự án được thực hiện đúng tiến độ và đáp ứng các yêu cầu chất lượng.

Nhược điểm của Outsourcing

Tuy có nhiều ưu điểm nhưng Outsourcing cũng tồn tại những nhược điểm như:

• Bí mật, dữ liệu doanh nghiệp có nguy cơ bị tiết lộ ra bên ngoài vì khi sử dụng Outsourcing, doanh nghiệp phải cung cấp thông tin cho đơn vị Outsourcing. Dù hai bên đã ký cam kết nhưng việc thông tin bị rò rỉ là điều không tránh được.
• Nếu lựa chọn đơn vị Outsourcing yếu kém, không có tinh thần trách nhiệm và thực hiện đúng cam kết về tiến độ hoàn thành công việc thì sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của doanh nghiệp. 
• Chất lượng công việc giảm sút do việc chuyển giao, tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp tới đơn vị Outsourcing chưa đạt hiệu quả hoặc do đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài chưa hiểu hết nội dung và mục đích công việc của doanh nghiệp.  
• Thường chỉ phù hợp với những công việc, dự án có khối lượng ít, không thường xuyên và tính bảo mật không cao.
• Có thể phát sinh thêm chi phí trong quá trình thực hiện Outsourcing. 

Tình hình Outsourcing trong các doanh nghiệp hiện nay

Outsourcing bắt đầu được công nhận chính thức là một mô hình, chiến lược kinh doanh từ năm 1989. Giai đoạn đầu, Outsourcing được ứng dụng nhiều trong lĩnh vực công nghiệp, công nghệ thông tin. 

Nhiều doanh nghiệp hàng đầu như Microsoft, Dell, v.vv.. đã lựa chọn dịch vụ thuê ngoài trong quá trình kinh doanh. Chẳng hạn như Microsoft đã sử dụng Outsourcing với chi phí thấp trong một số công đoạn sản xuất phần mềm. Hay tại Dell, công việc sản xuất linh kiện laptop cũng được Outsourcing tới hơn 40 nhà cung cấp ở nhiều quốc gia trên thế giới.

Giai đoạn những năm 1990, Outsourcing đã trở thành một trong những mô hình, chiến lược kinh doanh phổ biến, các doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực kinh doanh đã dần tìm đến dịch vụ này để tối ưu hiệu quả sản xuất kinh doanh mà không quá tốn kém về mặt chi phí. Hiện nay, Outsourcing đã trở thành một dịch vụ tạo sự phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả cho doanh nghiệp trong nền kinh tế mở. 

Outsourcing  hiện được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau như:

• Công nghệ thông tin (IT): Outsourcing trong lĩnh vực IT bao gồm phát triển phần mềm, quản lý hạ tầng mạng, dịch vụ máy chủ và lưu trữ dữ liệu, bảo mật thông tin, hỗ trợ kỹ thuật, và quản lý dịch vụ công nghệ thông tin.
• Kế toán và tài chính: Doanh nghiệp thường Outsourcing các dịch vụ kế toán và tài chính như xử lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính, quản lý thuế và kiểm toán.
• Quản lý nhân sự (HR): Outsourcing trong lĩnh vực HR bao gồm tuyển dụng, quản lý lương thưởng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất và quản lý các chính sách, quy trình nhân sự.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Outsourcing trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng bao gồm các dịch vụ như vận chuyển, logistics, quản lý kho, quản lý mua hàng và cung cấp.
• Dịch vụ khách hàng: Outsourcing các dịch vụ khách hàng bao gồm quản lý trung tâm dịch vụ khách hàng, hỗ trợ trực tuyến, và quản lý tương tác khách hàng qua các kênh truyền thông khác nhau.
• Marketing và quảng cáo: Outsourcing trong lĩnh vực marketing và quảng cáo bao gồm quản lý chiến lược marketing, quảng cáo trực tuyến, sản xuất nội dung và quản lý mối quan hệ với khách hàng (CRM).
• v.vv..

Những lưu ý để sử dụng Outsourcing hiệu quả

Để sử dụng Outsourcing hiệu quả, bạn nên lưu ý một số điểm dưới đây:

• Lựa chọn đơn vị Outsourcing chuyên nghiệp và uy tín để đảm bảo chất lượng công việc được thực hiện có hiệu quả, nhất là khi thuê ngoài cho các dự án lớn và quan trọng.
• Cần dành thời gian để hỗ trợ Outsourcing trong việc cung cấp thông tin, chia sẻ rõ mục tiêu công việc để đảm bảo không xảy ra các sai sót hoặc nhầm lẫn phát sinh trong quá trình Outsourcing xử lý công việc. Các doanh nghiệp không nên phó mặc tất cả mọi việc cho Outsourcing mà cần giám sát, theo dõi và hỗ trợ thông tin kịp thời khi cần.
• Thiết lập hợp đồng làm việc rõ ràng thông qua việc chi tiết thông tin về các thỏa thuận và cam kết, trong đó chú trọng đến yếu tố bảo mật thông tin dự án và thông tin doanh nghiệp. 
• Doanh nghiệp nên phân định rõ ràng loại hình Outsourcing mà mình sử dụng để có kế hoạch thực hiện có hiệu quả về công việc và tiết kiệm về chi phí. 

Việc nắm rõ thông tin Outsourcing là gì, các loại hình Outsourcing sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch thuê ngoài cho các dự án, công việc một cách hiệu quả. Đặc biệt sử dụng Outsourcing thành công còn hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành cũng như chi phí tuyển dụng nhân sự, để tập trung vào các công việc cốt lõi hơn. 

Hy vọng những chia sẻ của TopCV trong bài viết “Outsourcing là gì? Những ưu điểm, nhược điểm của Outsourcing” sẽ là thông tin hữu ích cho bạn đọc. Hãy truy cập TopCV mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều tin tức về nghề nghiệp, kỹ năng xin việc và đặc biệt là thông tin tuyển dụng việc làm trên toàn quốc, qua đó kết nối nhanh chóng với nhà tuyển dụng. 

TopCV - nền tảng công nghệ tuyển dụng hàng đầu với tinh thần “Tiếp lợi thế, nối thành công” sẽ đồng hành cùng bạn trong hành trình tìm kiếm việc làm và cập nhật thông tin nghề nghiệp hữu ích.