Văn thư là một vị trí việc làm phổ biến tại các doanh nghiệp và cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập. Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận, xử lý và quản lý các tài liệu, văn bản hành chính trong tổ chức. Vậy Văn thư là gì và cần đảm nhiệm những nhiệm vụ nào? Tìm hiểu câu trả lời chi tiết trong bài viết dưới đây của TopCV!
Văn thư là gì?
Văn thư là hoạt động liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý các tài liệu, văn bản hành chính của một cơ quan hoặc tổ chức. Bên cạnh đó, hoạt động văn thư còn bao gồm việc lập hồ sơ, lưu trữ công văn, thư từ, báo cáo, v.vv.. và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Nhân viên văn thư là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến văn thư. Tùy thuộc vào loại hình tổ chức, vai trò của nhân viên văn thư sẽ khác nhau. Cụ thể:
- Tại cơ quan nhà nước: Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị; tiếp nhận, xử lý các văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác hành chính.
- Tại doanh nghiệp: Nhân viên văn thư thường thực hiện các công việc hành chính văn phòng theo phân công của cấp trên và có phạm vi trách nhiệm tùy thuộc vào mô hình tổ chức của doanh nghiệp.
- Tại doanh nghiệp quy mô nhỏ: Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có bộ phận văn thư. Do đó, bộ phận kế toán thường thực hiện cả hoạt động văn thư hành chính như: tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ, giấy tờ, v.vv..
Trên TopCV, bạn có thể tìm kiếm vị trí Văn thư tại các doanh nghiệp hàng đầu hiện nay. Với bộ lọc tìm kiếm thông minh, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp với định hướng của bản thân!
|
Mô tả công việc của Nhân viên văn thư
Công tác văn thư cần được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục và quy định của cơ quan, tổ chức. Đây là công việc yêu cầu tính tổ chức cao, khả năng quản lý thông tin tốt và sự cẩn thận, tỉ mỉ khi xử lý các tài liệu quan trọng. Vậy công việc cụ thể của Nhân viên văn thư là gì? Bạn có thể tham khảo mô tả công việc của vị trí này trong phần dưới đây.
Soạn thảo văn bản theo yêu cầu
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm soạn thảo và chuẩn bị các văn bản hành chính theo yêu cầu của các phòng ban và cấp trên, đảm bảo tính chính xác và phù hợp với các quy định. Các công việc cụ thể bao gồm:
- Nắm rõ các quy định và chuẩn mực về hình thức và nội dung đối với từng loại văn bản.
- Soạn thảo các loại văn bản hành chính như: thư từ, công văn, chỉ thị, tờ trình, v.vv..
- Phối hợp các phòng ban/đơn vị soạn thảo, xây dựng các quy chế, chính sách, quy trình, quy định theo chủ trương của Ban lãnh đạo.
- Rà soát chỉnh sửa, bổ sung tài liệu trước khi ban hành, đảm bảo tính chính xác về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Tiếp nhận và quản lý văn bản, tài liệu
Nhân viên văn thư sẽ tiếp nhận và quản lý tất cả các văn bản đến và đi của cơ quan, tổ chức, đảm bảo công tác lưu trữ, chuyển giao tài liệu đúng quy trình, bao gồm các đầu việc chính sau:
- Thực hiện công việc tiếp nhận, quản lý, lưu trữ văn bản đến và đi của cơ quan, tổ chức.
- Đăng ký, phát hành, chuyển giao văn bản trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Scan văn bản, tài liệu và đưa vào lưu trữ điện tử theo quy định.
- Cung cấp, sao lưu, công chứng tài liệu theo yêu cầu của các Phòng, Ban sau khi được phê duyệt.
>>> Tìm hiểu thêm: Nhân viên văn phòng là gì? Top việc làm nhân viên văn phòng hái ra tiền
Lập và giao nộp hồ sơ
Công việc này bao gồm việc lập và quản lý hồ sơ, đảm bảo hồ sơ luôn được cập nhật đầy đủ và đúng quy định:
- Lập và quản lý hồ sơ theo danh mục hồ sơ quy định.
- Đảm bảo hồ sơ cập nhật đủ tài liệu, văn bản và loại bỏ các văn bản nháp, trùng lặp.
- Điều chỉnh lại các thông tin liên quan đến hồ sơ như tiêu đề, số và ký hiệu.
- Nộp hồ sơ giấy tại cơ quan lưu trữ và hồ sơ điện tử trên hệ thống.
>>> Tìm hiểu thêm: Nhân viên lễ tân là gì và học gì để làm vị trí này?
Soạn thảo và ban hành văn bản
Để đảm bảo công việc quản lý văn bản được thực hiện hiệu quả, nhân viên văn thư sẽ tham gia vào các công việc soạn thảo, ban hành và theo dõi văn bản:
- Soạn thảo văn bản, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.
- Ban hành văn bản và theo dõi công tác chuyển phát nhanh hồ sơ văn bản.
- Phân loại và phân phối văn bản đến các cho các bộ phận theo yêu cầu.
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn, giấy tờ khi cần thiết.
Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu
Nhân viên văn thư có trách nhiệm tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu một cách nghiêm ngặt theo quy định hiện hành. Cụ thể, họ phải đảm bảo việc quản lý con dấu được thực hiện đúng quy trình và thực hiện đóng dấu các văn bản theo đúng yêu cầu và quy định.
Ngoài các nhiệm vụ chính, nhân viên văn thư cũng thực hiện các công việc khác như:
- Tra cứu tài liệu và cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ các bộ phận khác.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý hoặc Ban Giám đốc.
Ngoài vị trí Văn thư, bạn có thể tham khảo các cơ hội việc làm khác trong lĩnh vực Hành chính. Click để cập nhật ngay tin tuyển dụng mới nhất!
|
Các nguyên tắc cần biết trong quản lý văn thư
Nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn thư theo Điều 4 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP tóm tắt và diễn giải như sau:
Nguyên tắc quản lý công tác văn thư:
Công tác văn thư được tổ chức và thực hiện thống nhất, đảm bảo tuân thủ theo các quy định hiện hành của Pháp luật.
Yêu cầu quản lý công tác văn thư:
- Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, quy trình, hình thức và kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật. Cụ thể:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Đối với văn bản chuyên ngành: Người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực sẽ căn cứ vào Nghị định này để ban hành quy định phù hợp.
- Đối với văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính.
- Tất cả văn bản đi và đến tại cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, đảm bảo quy trình tiếp nhận và đăng ký, trừ những trường hợp văn bản được đăng ký riêng theo quy định của Pháp luật.
- Văn bản đi và đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp. Đối với văn bản khẩn như “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”; việc đăng ký, trình và chuyển giao cần được thực hiện ngay sau khi nhận.
- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
- Người được giao nhiệm vụ xử lý, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức phải lập hồ sơ về công việc mình phụ trách và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cần được quản lý và sử dụng đúng theo quy định Pháp luật.
- Hệ thống phải đáp ứng các quy định nêu trong Phụ lục VI của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định Pháp luật liên quan.
Yêu cầu về trình độ và kỹ năng đối với Nhân viên văn thư
Yêu cầu về trình độ chuyên môn
Tùy thuộc vào tính chất công việc và nhu cầu tuyển dụng; các cơ quan, tổ chức sẽ đưa ra yêu cầu về trình độ chuyên môn khác nhau cho vị trí Văn thư. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo một số yêu cầu thường gặp dưới đây:
- Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học, tùy theo yêu cầu cụ thể của từng vị trí và tổ chức. Một số vị trí yêu cầu ứng viên tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, Hành chính Văn phòng, v.vv..
- Thành thạo các phần mềm tin học văn phòng như: Word, Excel, PowerPoint, v.vv.. và các trang thiết bị văn phòng như: máy Fax, máy in, máy photo, máy chiếu v.vv..
- Hiểu biết về công tác văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng.
- Nắm vững các quy định, chuẩn mực về quản lý, soạn thảo văn bản và các quy định Pháp luật liên quan đến công tác văn thư.
- Có khả năng soạn thảo văn bản hành chính như: công văn, quy trình, quy định, v.vv..
- Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp tài liệu khoa học, đảm bảo dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.
Kỹ năng hỗ trợ công việc
Ngoài kiến thức chuyên môn, Nhân viên văn thư cần trang bị thêm những kỹ năng mềm cần thiết để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ:
- Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin: Nhân viên văn thư thường phải tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản. Vì vậy, họ cần có kỹ năng thu thập và xử lý thông tin tốt để đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.
- Kỹ năng làm việc nhóm tốt: Nhân viên văn thư phải phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác để thu thập và trao đổi thông tin. Do đó, họ cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để dễ dàng hợp tác với các bộ phận khác và xử lý công việc nhanh chóng.
- Cẩn thận, chỉn chu trong công việc: Nhân viên văn thư cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như: soạn thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi ban hành, lưu trữ tài liệu quan trọng của tổ chức, v.vv.. Chính vì vậy, họ cần cẩn thận, tỉ mỉ khi xử lý công việc, tránh tình trạng sai sót thông tin hoặc thất thoát tài liệu.
- Trách nhiệm cao trong việc: Văn thư thường đảm nhận các nhiệm vụ yêu cầu tính bảo mật và độ chính xác cao. Vì vậy, họ cần có tinh thần trách nhiệm cao để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, quy trình của tổ chức và hoàn thành tốt công việc.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc: Để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, đặc biệt là xử lý kịp thời các văn bản khẩn, Nhân viên văn thư cần biết cách sắp xếp công việc và ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ quan trọng.
Để tạo hồ sơ xin việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn có thể tham khảo kho mẫu CV đa dạng của TopCV. Sử dụng công cụ ngay để tạo CV đúng chuẩn!
|
>>> Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Tầm quan trọng, nguyên tắc làm việc nhóm
Mức lương của vị trí Văn thư
Tại các doanh nghiệp, mức lương của Nhân viên văn thư sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, năng lực chuyên môn, vị trí công việc, quy mô công ty, v.vv..
Đối với công chức ngạch Văn thư viên tại các cơ quan nhà nước, mức lương sẽ được tính theo công thức:
Mức lương = Mức lương cơ sở x Hệ số |
Trong đó, mức lương cơ sở là 2.340.000 VND/tháng, căn cứ theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP. Hệ số lương của công chức ngạch Văn thư viên áp dụng theo Bảng 2 ban hành kèm theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP, cụ thể:
- Ngạch Văn thư viên chính: Hưởng lương theo bảng lương công chức loại A2, nhóm 1 (A2.1), với hệ số lương dao động từ 4,40 đến 6,78.
- Ngạch Văn thư viên: Được áp dụng mức lương công chức loại A1, hệ số lương từ 2,34 đến 4,98.
- Ngạch Văn thư viên trung cấp: Áp dụng bảng lương công chức loại B, với hệ số lương từ 1,86 đến 4,06.
Đối với công chức có bằng cấp từ cao đẳng trở lên khi tuyển dụng vào các vị trí yêu cầu ngạch văn thư viên trung cấp, mức lương được xếp vào bậc 2 của ngạch văn thư viên trung cấp. Nếu có thời gian tập sự, mức lương trong giai đoạn này sẽ là 85% mức lương bậc 2 của ngạch văn thư viên trung cấp.
Bạn cũng có thể tham khảo bảng lương công chức ngạch Văn thư viên chi tiết trong bảng dưới đây:
Bảng lương công chức ngạch Văn thư viên (Đơn vị tính: 1.000 VNĐ)
Bậc lương | Văn thư chính | Văn thư viên | Văn thư trung cấp | |||
Hệ số lương | Mức lương từ 1/7/2024 | Hệ số lương | Mức lương từ 1/7/2024 | Hệ số lương | Mức lương từ 1/7/2024 | |
Bậc 1 | 4.4 | 10.296 | 2.34 | 5.4756 | 1.86 | 4.3524 |
Bậc 2 | 4.74 | 11.0916 | 2.67 | 6.2478 | 2.06 | 4.8204 |
Bậc 3 | 5.08 | 11.8872 | 3 | 7.02 | 2.26 | 5.2884 |
Bậc 4 | 5.42 | 12.6828 | 3.33 | 7.7922 | 2.46 | 5.7564 |
Bậc 5 | 5.76 | 13.4784 | 3.66 | 8.5644 | 2.66 | 6.2244 |
Bậc 6 | 6.1 | 14.274 | 3.99 | 9.3366 | 2.86 | 6.6924 |
Bậc 7 | 6.44 | 15.0696 | 4.32 | 10.1088 | 3.06 | 7.1604 |
Bậc 8 | 6.78 | 15.8652 | 4.65 | 10.881 | 3.26 | 7.6284 |
Bậc 9 | 4.98 | 11.6532 | 3.46 | 8.0964 | ||
Bậc 10 | 3.66 | 8.5644 | ||||
Bậc 11 | 3.86 | 9.0324 | ||||
Bậc 12 | 4.06 | 9.5004 | ||||
Quy trình thi tuyển Viên chức văn thư tham khảo
Quy trình thi tuyển Viên chức văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công lập được quy định cụ thể theo từng Quyết định tuyển dụng công chức. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo quy trình thi tuyển thường gặp dưới đây:
- Đăng ký dự tuyển: Ứng viên quan tâm đến ngạch Văn thư viên cần nộp phiếu đăng ký dự tuyển được quy định và đính kèm tại phụ lục Nghị định 115/2020/NĐ-CP.
- Kiểm tra điều kiện dự tuyển: Rà soát tất cả thông tin và điều kiện dự tuyển tại Phiếu đăng ký dự tuyển của ứng viên. Những ứng viên đủ điều kiện sẽ được phép tham gia vòng tiếp theo.
- Phỏng vấn chuyên môn: Kiểm trang kỹ năng và kiến thức của ứng viên, dựa trên tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nhiệm vụ, nghiệp vụ của chức danh nghề nghiệp. Thông thường, thời lượng phỏng vấn là 30 phút và thí sinh được chuẩn bị 15 phút trước khi phỏng vấn chính thức.
Nếu bạn đang chuẩn bị cho phỏng vấn vị trí Văn thư lưu trữ và muốn tự tin hơn trong quá trình thi tuyển, đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá những câu hỏi phỏng vấn phổ biến dành cho vị trí này. Dưới đây là bộ 250 câu hỏi phỏng vấn vị trí văn thư phổ biến giúp bạn nắm được những kiến thức cần thiết và chuẩn bị tốt nhất cho cuộc phỏng vấn sắp tới. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn nổi bật và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Cơ hội việc làm vị trí Văn thư như thế nào?
Hiện nay, bạn có thể tìm kiếm các vị trí Nhân viên văn thư tại doanh nghiệp hoặc thi tuyển công chức ngạch Văn thư viên. Cụ thể, vị trí Văn thư có thể làm việc tại các cơ quan, tổ chức sau:
- Làm việc tại bộ phận văn phòng của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế từ trung ương đến cấp địa phương.
- Làm việc tại bộ phận hành chính của các doanh nghiệp.
- Cán bộ văn thư, văn phòng tại trường học, bệnh viện, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, v.vv..
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể linh hoạt chuyển đổi vị trí trong ngành Văn thư hành chính, mang đến nhiều cơ hội nghề nghiệp rộng mở. Cụ thể, với kiến thức và kỹ năng trong ngành Văn thư hành chính, bạn có thể ứng tuyển các vị trí như:
- Văn thư
- Hành chính tổng hợp
- Lưu trữ
- Lễ tân
- Thư ký văn phòng
Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm tại vị trí Nhân viên Văn thư tại các doanh nghiệp, hãy truy cập trang Tìm kiếm việc làm của TopCV ngay hôm nay. Tại TopCV đang có hàng ngàn tin tuyển dụng liên quan đến vị trí Văn thư từ những doanh nghiệp, tổ chức hàng đầu với mức lương hấp dẫn, chế độ phúc lợi tốt dành cho bạn.
Công việc văn thư mở ra nhiều cơ hội việc làm đầy triển vọng tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ hơn Văn thư là gì và cần làm những công việc nào. Đừng quên khám phá hàng loạt cơ hội việc làm văn thư trên TopCV và bắt đầu hành trình nghề nghiệp của bạn ngay hôm nay!
