Giám đốc hành chính là gì? Chức năng nhiệm vụ của Giám đốc hành chính

Giám đốc hành chính (Chief Administrative Officer) là vị trí quan trọng trong mọi doanh nghiệp với trách nhiệm chính là đảm bảo các hoạt động vận hành nội bộ diễn ra trơn tru và hiệu quả. Đồng thời, Giám đốc hành chính còn đóng vai trò chiến lược trong việc xây dựng chính sách và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Vậy chức năng cụ thể của Giám đốc hành chính là gì và đâu là bí quyết thành công ở vị trí này? Cùng TopCV tìm hiểu trong bài viết sau.

Giám đốc hành chính là gì?

Giám đốc hành chính là vị trí lãnh đạo chịu trách nhiệm quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động hành chính – văn phòng của tổ chức. Họ đảm bảo các quy trình nội bộ, từ việc tổ chức văn phòng phẩm, thiết bị, đến quản lý an toàn, vệ sinh, và vận hành cơ sở vật chất, luôn vận hành trơn tru và hiệu quả. Đồng thời, Giám đốc hành chính còn giám sát việc triển khai các chính sách, quy định công ty liên quan đến nhân sự, lưu trữ hồ sơ, hành chính pháp lý và quan hệ với các bên thứ ba.

Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc hành chính 

Để đóng góp vào sự thành công toàn diện của doanh nghiệp, Giám đốc hành chính cần thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ dưới đây:  

Chức năng

• Xây dựng và quản lý quy trình hành chính doanh nghiệp: Giám đốc hành chính là người trực tiếp tham gia xây dựng các chiến lược quản lý hành chính của công ty. Bằng cách thiết lập, duy trì và cải tiến các chính sách hành chính, vị trí này sẽ giúp hoạt động vận hành doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
• Quản lý nguồn lực: Giám đốc hành chính chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực doanh nghiệp bao gồm: ngân sách, nhân sự và tài sản.
• Giám sát các hoạt động hằng ngày: Giám đốc hành chính cần thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động hành chính như: hoạt động văn phòng, quản lý dịch vụ hỗ trợ nhằm đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ.
• Tham mưu và tư vấn chiến lược: Ở vị trí Giám đốc hành chính, bạn sẽ là người trực tiếp tham mưu cho Ban lãnh đạo về các chiến lược quản lý hệ thống hành chính, đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Đào tạo, tuyển dụng: Giám đốc hành chính có trách nhiệm phỏng vấn tuyển dụng và đào tạo nhân sự trong bộ phận hành chính, đảm bảo doanh nghiệp thu hút và giữ chân được các nhân sự tài năng và phù hợp với văn hóa tổ chức. 

Xem thêm: CHRO là gì? Mô tả công việc giám đốc nhân sự CHRO

Mô tả công việc Giám đốc hành chính

Giám đốc hành chính là cầu nối quan trọng giúp công tác vận hành nội bộ diễn ra hiệu quả. Mô tả công việc cụ thể của vị trí này bao gồm: 

• Lập kế hoạch tổ chức các hội nghị, các cuộc họp hành chính định kỳ của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch và phân bổ ngân sách các hoạt động hành chính doanh nghiệp.
• Đại diện công ty trong các mối quan hệ với đối tác bên ngoài như: khách hàng, đối tác, cơ quan hành chính,v.vv…
• Kiểm soát các vấn đề liên quan tới an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an ninh, an toàn cho toàn bộ nhân sự trong tổ chức.
• Quản lý và xử lý các chứng từ, văn kiện hành chính quan trọng của doanh nghiệp.
• Tiếp đón khách và chịu trách nhiệm xử lý các văn kiện hành chính quan trọng.
• Trực tiếp tham gia xây dựng cơ cấu tổ chức.
• Tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân sự doanh nghiệp bao gồm: xác định nhu cầu nhân sự, phỏng vấn tuyển dụng, đào tạo nhân sự cũng như thực thi các quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm nhân sự.
• Xây dựng nội quy công ty, thiết lập các quy trình kiểm tra, đánh giá cũng như khen thưởng và kỷ luật nhân sự.
• Điều phối và theo dõi hoạt động hành chính doanh nghiệp, thu thập ý kiến phản hồi từ các phòng ban; lập báo cáo phân tích và đề xuất phương án cải tiến với Ban Giám đốc.

Xem thêm: Nhân viên hành chính là gì? 5 kỹ năng của nhân viên hành chính

Các kỹ năng cần có của Giám đốc hành chính

Để trở thành Giám đốc hành chính, bạn cần sở hữu những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm gồm: 

Kỹ năng chuyên môn

• Bằng cấp, kiến thức: Giám đốc hành chính yêu cầu bằng cấp tối thiểu là bằng Cử nhân (bằng Đại học) chuyên ngành Quản lý hành chính, Quản trị Nhân sự, Luật hoặc các chuyên ngành có liên quan. Ngoài ra, bạn cũng cần có sự hiểu biết về Luật lao động, Luật doanh nghiệp và các quy trình hành chính, nhân sự, tài chính và các hoạt động hỗ trợ khác của doanh nghiệp.
• Kinh nghiệm: Yêu cầu ít nhất 5 - 10 năm kinh nghiệm ở các vị trí cấp cao thuộc bộ phận hành chính, nhân sự hoặc ứng viên có từ 3 năm kinh nghiệm ở vị trí trưởng phòng hành chính, quản lý hành chính hoặc các vị trí quản lý cấp trung trở lên trong các tổ chức có quy mô tương tự.

Kỹ năng mềm

• Kỹ năng quản lý lãnh đạo: Thể hiện qua khả năng truyền cảm hứng tới nhân sự cấp dưới và định hướng xây dựng văn hóa làm việc tích cực nhằm tăng tính gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.
• Kỹ năng lập kế hoạch: Thể hiện qua khả năng xây dựng và triển khai kế hoạch cho bộ phận hành chính nhân sự phù hợp với tầm nhìn và chiến lược chung của công ty Bên cạnh đó, điều phối và phân bổ nguồn lực linh hoạt và hợp lý cũng là kỹ năng quan trọng mà Giám đốc vận hành cần có.
• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp khéo léo là chìa khóa giúp Giám đốc vận hành duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người khác. Kỹ năng này thể hiện ở khả năng lắng nghe và truyền đạt thông tin hiệu quả ở mọi cấp bậc trong tổ chức cũng như khả năng trình bày ý tưởng và kế hoạch một cách thuyết phục để thúc đẩy hợp tác và đạt được sự đồng thuận trong tổ chức.
• Quyết đoán và nhạy bén: Môi trường kinh doanh luôn tiềm ẩn những biến động từ nội bộ như: sự thay đổi cơ cấu phòng ban, thay đổi nhân sự, cho tới biến động bên ngoài như tác động của công nghệ, thị trường, tình hình kinh tế,v.vv..Điều này đòi hỏi ở Giám đốc hành chính sự quyết đoán để đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. Cùng với đó, sự nhạy bén sẽ giúp họ nhận diện các xu hướng mới của thị trường và đưa ra điều chỉnh phù hợp trong chiến lược vận hành nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.

Xem thêm: Mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự mới nhất

Mức lương Giám đốc hành chính

Mức lương Giám đốc hành chính phụ thuộc vào nhiều yếu tố từ chủ quan như kinh nghiệm, kỹ năng ứng viên tới các yếu tố khách quan như quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, vị trí địa lý hoặc tình hình chung của thị trường lao động. 

Ngoài lương cơ bản, cấu phần lương thu nhập của Giám đốc hành chính còn bao gồm các thành phần như: thưởng hiệu suất dựa trên kết quả hoạt động của bộ phận hành chính hoặc toàn công ty, các khoản phụ cấp, và phúc lợi dành riêng cho thành viên trong ban giám đốc như: bảo hiểm sức khỏe cao cấp, chương trình đào tạo chuyên môn và các chính sách bổ trợ đi kèm.

Sự khác nhau giữa Giám đốc hành chính và Giám đốc vận hành

Giám đốc Hành chính và Giám đốc vận hành là 2 vị trí lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp với vai trò, mục tiêu và kỹ năng công việc khác nhau, cụ thể là:

Xem thêm: Giám đốc điều hành là gì? Giám đốc điều hành và giám đốc vận hành khác nhau như thế nào?

Câu hỏi phỏng vấn Giám đốc hành chính phổ biến

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn Giám đốc hành chính phổ biến để bạn tham khảo: 

Nhóm câu hỏi chung

• Làm thế nào để duy trì và phát triển hệ thống hành chính doanh nghiệp minh bạch và hiệu quả?
• Bạn hãy chia sẻ về một thời điểm bạn phải thực hiện một thay đổi quan trọng trong một tổ chức? Bạn đã quản lý quá trình chuyển đổi như thế nào?
• Chia sẻ về kinh nghiệm quản lý ngân sách và chi phí hành chính của bạn?
• Bạn hãy chia sẻ về kinh nghiệm quản lý và giải quyết xung đột trong đội ngũ nhân viên hành chính và các phòng ban khác của mình ở các công việc trước đó?
• Bạn hãy chia sẻ về một dự án hoặc sáng kiến ​​mà bạn đã thực hiện để cải thiện hệ thống hành chính doanh nghiệp.
• Phương pháp tiếp cận của bạn đối với quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt là trong tuyển dụng và giữ chân nhân tài là gì?
• Bạn làm gì để đảm bảo việc tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu trong doanh nghiệp?

Nhóm câu hỏi đánh giá kỹ năng mềm

• Bạn hãy chia sẻ về cách bạn truyền đạt một thông tin mang tính chất nhạy cảm với nội bộ và các bên có liên quan?
• Theo bạn, đâu là yếu tố để tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả?
• Chia sẻ về cách bạn quản lý xung đột nội bộ trong tổ chức.

Nhóm câu hỏi tình huống

• Bạn phát hiện ra rằng một trong những nhân viên của mình đã biển thủ tiền của công ty trong nhiều tháng. Bạn sẽ làm gì để giải quyết tình huống này?
• Doanh thu của công ty đã giảm đáng kể trong quý trước. Bạn sẽ làm gì để giải quyết vấn đề trên?
• Một trong những nhân viên của bạn liên tục trễ hạn và không hoàn thành nhiệm vụ ở mức yêu cầu. Bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?
• Một dự án lớn đang chậm tiến độ và có rất nhiều trở ngại ngăn cản việc hoàn thành dự án. Bạn sẽ làm gì để giải quyết vấn đề trên?
• Một nhân viên chủ chốt đã từ chức đột ngột, để lại một vị trí quan trọng trong tổ chức bị bỏ trống. Bạn hãy chia sẻ hướng giải quyết của bạn với tình huống trên.

Bí quyết để thành công ở vị trí Giám đốc hành chính 

Giám đốc hành chính là công việc đòi hỏi sự đa dạng về kiến thức và kinh nghiệm. Để thành công ở vị trí này, dưới đây là một số bí quyết bạn nên tham khảo: 

• Học hỏi từ các chuyên gia trong ngành: Thường xuyên lắng nghe và trao đổi kinh nghiệm với những chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hành chính sẽ giúp bạn phát triển vững vàng hơn. Cách tốt nhất để làm việc này là  tích cực tham gia các buổi hội thảo, hội nghị hoặc các khóa đào tạo chuyên môn.
• Cập nhật các xu hướng mới trong quản lý hành chính: Giám đốc hành chính cần liên tục cập nhật các xu hướng công nghệ và phương pháp quản lý hiện đại như ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp để số hóa quy trình. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính mà còn tạo nên môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn.
• Phát triển kỹ năng mềm và xây dựng mạng lưới quan hệ trong công việc: Các nhóm kỹ năng mềm như: lãnh đạo, giao tiếp, xử lý tình huống hay quản lý thời gian là những kỹ năng quan trọng mà Giám đốc hành chính cần có. Đây cũng là chìa khóa quan trọng giúp bạn củng cố các mối quan hệ hiện có, đồng thời mở rộng thêm các mối quan hệ mới nhằm gia tăng cơ hội hợp tác và hỗ trợ trợ trong tương lai.

Trên đây là một số thông tin về vị trí Giám đốc hành chính. TopCV hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ là nguồn tham khảo hữu ích giúp bạn hiểu hơn về công việc này và vững tin hơn với lựa chọn nghề nghiệp của mình.

Nguồn ảnh: Sưu tầm