Tải MIỄN PHÍ mẫu KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự mới nhất 2025

KPI được coi là thước đo cho hiệu quả công việc và có thể áp dụng được cho hầu hết các phòng ban, trong đó không thể thiếu phòng hành chính nhân sự. Qua bài viết sau TopCV sẽ chia sẻ chi tiết các chỉ số cần có trong KPI và các mẫu KPI cho nhân viên hành chính nhân sự mới nhất 2024. 

Tổng quan về KPI hành chính nhân sự

Để việc xây dựng KPI phòng hành chính nhân sự (HCNS) nhanh chóng và dễ dàng hơn, trước tiên bạn cần phải nắm được bản chất, đặc điểm cũng như lợi ích của KPI HCNS.

Khái niệm và đặc điểm

KPI hành chính nhân sự là tất cả các chỉ số về hiệu suất công việc của nhân viên thuộc phòng hành chính nhân sự. Ví dụ như các chỉ số về tuyển dụng, đào tạo nội bộ, chấm công, v.v.. 

KPI phòng hành chính nhân sự có một số đặc điểm sau:

• Tập trung vào những điểm chính trong phạm vi công việc của từng vị trí trong phòng nhân sự.
• KPI hành chính nhân sự cho phép đánh giá chi tiết hiệu quả công việc vì nó được lập ra từ các chỉ số bám sát vào vị trí công việc.
• KPI của phòng hành chính nhân sự cũng phải có sự liên quan, kết nối đến hoạt động kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Bởi hơn hết việc đánh giá hiệu quả công việc bằng KPI cũng là để giúp công ty phát triển tốt hơn.

Lợi ích khi xây dựng KPI cho phòng hành chính nhân sự

Những lợi ích mà doanh nghiệp, nhà quản lý hay chính nhân viên hành chính nhân sự sẽ nhận được khi có bộ KPI đánh giá chuẩn chỉnh như:

• Giúp nhân viên làm việc có định hướng, thực hiện đúng mục tiêu của công việc, của tổ chức và hiểu đúng cũng như thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong công việc.
• Tất cả công việc của nhân sự sẽ được hệ thống lại một cách minh bạch, rõ ràng qua KPI tránh việc lãng phí nguồn lực hoặc nhân viên cảm thấy mình bị giao quá nhiều việc vô ích.
• Nhờ sự minh bạch trong các công việc cần làm cùng việc xác định rõ mục tiêu, đích đến sẽ giúp nhân viên cải thiện năng suất lao động của mình. Đồng thời các cấp quản lý cũng dễ dàng kiểm soát nhân viên của mình hơn.
• KPI còn đem đến cái nhìn tổng quan về hiệu quả công việc của cả một phòng nhân sự, từ đó có biện pháp thích hợp để tối ưu hoạt động.

Những chỉ số quan trọng trong KPI hành chính nhân sự

KPI về tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của phòng hành chính nhân sự. Chính vì thế các chỉ số trong nhóm KPI tuyển dụng cũng rất được chú trọng. 

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc 

Employee turnover rate hay tỷ lệ nghỉ việc là một chỉ số đo lường số lượng nhân viên rời bỏ tổ chức trong một thời gian cụ thể. Sự rời bỏ này có thể là tự nguyện như xin từ chức, thôi việc hoặc cũng có thể là không tự nguyện như khi bị sa thải.

Chỉ số này giúp các cấp quản lý và nhà lãnh đạo đánh giá hiệu quả chiến lược tuyển dụng, giữ chân và quản lý nhân tài. Tỷ lệ nghỉ việc cao đồng nghĩa với chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới tăng cao, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Công thức tính:

Thời gian tuyển dụng nhân sự

Thời gian tuyển mới nhân sự được tính từ khi bắt đầu quá trình tuyển dụng cho đến khi ứng viên chấp nhận lời đề nghị đi làm. Việc đo lường chỉ số này rất quan trọng với doanh nghiệp vì nó giúp các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng, từ đó khắc phục điểm yếu kém và tối ưu hóa những phần lợi thế. 

Công thức tính:

Ví dụ:

Giả sử như công ty đăng tin tuyển dụng vào ngày mùng 1 tháng 1 và sau đó thì ứng viên chấp nhận đề nghị đi làm vào ngày 15 tháng 2. Vậy ta sẽ có phép tính thời gian tuyển dụng cụ thể như sau: 

Thời gian tuyển dụng = 15 tháng 2 – 1 tháng 1 = 45 ngày

Như vậy, doanh nghiệp mất 45 ngày để tuyển dụng xong.

Xem thêm: Top 8 kỹ năng tuyển dụng nhân sự vô cùng hữu ích

Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng

Chỉ số chi phí tuyển dụng đo lường tổng chi phí cho mỗi lần tuyển dụng thành công. Việc theo dõi chỉ số này mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

• Đánh giá hiệu quả chiến lược tuyển dụng: Xác định chiến lược nào hiệu quả, thu hút ứng viên tiềm năng, tiết kiệm chi phí.
• Lập ngân sách tuyển dụng hợp lý: Dự trù chi phí cần thiết cho từng vị trí tuyển dụng, đảm bảo thu hút nhân tài phù hợp.
• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Công thức tính:

Chi phí tuyển dụng có thể bao gồm các chi phí như quảng cáo, phí đăng tuyển, phí tuyển dụng, chi phí đi lại, kiểm tra lý lịch và chi phí giới thiệu.

Ví dụ:

Doanh nghiệp phát sinh chi phí tuyển dụng trong một năm như sau:

Chi phí quảng cáo: 1.000.000đ.

Tin tuyển dụng: 500.000đ

Phí tuyển dụng: 500.000đ

Chi phí đi lại: 500.000đ

Tổng chi phí tuyển dụng sẽ là 2.500.000đ, nếu doanh nghiệp tổ chức tuyển 10 lần trong năm thì chi phí cho một lần tuyển dụng sẽ là:

Chi phí mỗi lần tuyển = 2.500.000 / 10 = 250.000đ

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải tốn trung bình 250.000đ để tuyển dụng mỗi vị trí tuyển dụng.

KPI về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhiệm vụ tiên quyết của phòng hành chính nhân sự, do đó chỉ số KPI về phần công việc này cũng cần được chú trọng.

Đào tạo & Phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp

Chỉ số KPI đào tạo và phát triển giúp doanh nghiệp đánh giá tác động của các chương trình đào tạo đối với hiệu suất và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Công thức tính:

Công thức tính chỉ số KPI đào tạo và phát triển có thể khác nhau tùy thuộc vào đối tượng, mục tiêu cụ thể của chương trình đào tạo và phát triển của doanh nghiệp. Có một số công thức phổ biến thường được sử dụng để đo lường số liệu KPI này bao gồm:

Chi phí đào tạo một nhân viên: 

Lợi nhuận đầu tư vào đào tạo (ROI):

Ví dụ:

Giả sử một tổ chức chi 100.000.000đ cho các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực trong một năm và có 50 nhân viên. Để tính chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên, chúng tôi sẽ sử dụng công thức:

Chi phí đào tạo mỗi nhân viên = (100.000.000 / 50) = 2.000.000đ 

Để tính ROI đào tạo, chúng ta cần xác định tổng lợi ích của chương trình đào tạo. Ví dụ, doanh nghiệp có thể đo lường mức tăng năng suất của nhân viên, mức giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc hoặc mức độ cải thiện sự hài lòng của khách hàng nhờ chương trình đào tạo. Giả sử tổng lợi ích của chương trình đào tạo là 150.000.000đ. Ta sẽ có công thức tính lợi nhuận đào tạo như sau:

ROI đào tạo = ((150.000.000 – 100.000.000) / 100.000.000) x 100% = 50%

Điều này có nghĩa là với 1đ chi cho các chương trình đào tạo và phát triển, doanh nghiệp sẽ nhận được 50đ lợi ích.

Thời gian để đạt năng suất

Chỉ số KPI thời gian đạt năng suất đo lường thời gian cần thiết để nhân viên mới làm việc hiệu quả và đóng góp cho doanh nghiệp.

Công thức tính:

Ví dụ:

Giả sử một doanh nghiệp ước tính tổng thời gian để đạt được năng suất tối đa cho một nhân viên mới ở một vai trò nhất định là 3 tháng. Doanh nghiệp đầu tư 1 tháng vào quá trình đào tạo và giới thiệu cho nhân viên mới công việc. Với công thức nêu trên, chúng ta có thể tính thời gian đạt năng suất như sau:

Thời gian để có năng suất = (3 tháng – 1 tháng) / 3 tháng = 2/3 hoặc xấp xỉ 0,67

Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp bỏ 1 tháng để đào tạo nhân viên thì thời gian mà họ có thể quen việc và là tốt là khoảng 2/3 tổng thời gian doanh nghiệp ước tính là 3 tháng.

KPI về giữ chân nhân viên

Việc giữ chân nhân viên là một trong các nhiệm vụ quan trọng của phòng nhân sự. Có ba chỉ số cơ bản mà bạn cần phải nắm được trong nhóm KPI hành chính nhân sự về giữ chân nhân viên.

Tỷ lệ giữ chân nhân sự

Chỉ số giữ chân nhân viên đo lường khả năng của doanh nghiệp trong việc giữ chân nhân tài và duy trì lực lượng lao động ổn định.

Công thức tính:

Ví dụ:

Giả sử một tổ chức có 500 nhân viên vào đầu năm và thuê 50 nhân viên mới trong năm. Tuy nhiên, 20 nhân viên đã rời bỏ tổ chức trong cùng thời gian. Như vậy, đến cuối năm tổ chức có 530 nhân viên.

Sử dụng công thức trên, chúng ta có thể tính tỷ lệ giữ chân nhân viên như sau:

Tỷ lệ giữ chân nhân viên = ((530 – 20) / 500) x 100 = 102%

Điều này có nghĩa là tổ chức đã có thể giữ chân 102% nhân viên của mình trong năm, điều này cho thấy tỷ lệ giữ chân tích cực vì nó biểu thị rằng có nhiều nhân viên ở lại với tổ chức hơn so với những người đã rời đi.

Mức độ hài lòng của nhân sự trong doanh nghiệp

Chỉ số KPI hài lòng nhân viên đo lường mức độ gắn kết, động lực và hạnh phúc của nhân viên trong công việc, nhằm xây dựng môi trường làm việc lý tưởng và giữ chân nhân tài.

Cách tính:

Ví dụ:

Một tổ chức tiến hành khảo sát sự hài lòng của nhân viên hàng năm trong lực lượng lao động gồm 500 nhân viên của mình. Cuộc khảo sát bao gồm các câu hỏi liên quan đến sự hài lòng trong công việc, môi trường làm việc, giao tiếp, khả năng lãnh đạo và các yếu tố liên quan khác được nhân viên đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5, 1 là không hài lòng, 5 là rất hài lòng.

Sau khi thu thập và phân tích các câu trả lời khảo sát, doanh nghiệp tính toán mức đánh giá trung bình về sự hài lòng của nhân viên là 4.2. Điều này có nghĩa là, nhìn chung, nhân viên trong tổ chức hài lòng ở mức độ vừa phải với công việc và môi trường làm việc của họ.

KPI về quản lý tài chính và ngân sách

Chỉ số này có thể được đo lường thông qua sự chênh lệch về ngân sách nhân sự. Cụ thể, KPI chênh lệch ngân sách nhân sự sẽ đo lường mức độ khác biệt giữa chi phí thực tế và dự trù.

Công thức:

Ví dụ:

Giả sử chi phí nhân sự được lập ngân sách cho một quý cụ thể là 100.000.000đ và chi phí nhân sự thực tế phát sinh trong cùng kỳ là 95.000.000đ. Chênh lệch ngân sách nhân sự sẽ được tính như sau: Chênh lệch ngân sách nhân sự = 95.000.000đ – 100.000.000đ = -5.000.000đ

Trong ví dụ này, giá trị âm cho biết chi phí nhân sự thực tế thấp hơn chi phí dự toán, dẫn đến chênh lệch ngân sách là -5.000.000đ

KPI về quản lý tiềm năng nhân sự

2 chỉ số KPI liên quan đến quản lý tiềm năng nhân sự như:

Lên kế hoạch kế nhiệm - thăng chức

Lập kế hoạch kế nhiệm là KPI nhân sự liên quan đến việc xác định và phát triển các nhà lãnh đạo tiềm năng tương lai trong doanh nghiệp. Lập kế hoạch kế nhiệm rất quan trọng vì nó giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro liên quan đến khoảng cách lãnh đạo và đảm bảo sự chuyển giao suôn sẻ các vị trí lãnh đạo.

Chỉ số này không có công thức tính cụ thể. Bộ phận nhân sự có thể sử dụng các cuộc khảo sát, đánh giá và các phương pháp định tính khác để đánh giá hiệu quả của các nỗ lực lập kế hoạch kế nhiệm trong tổ chức.

Ví dụ:

Một công ty đa quốc gia triển khai chương trình kế nhiệm toàn diện. Bộ phận nhân sự sẽ xác định và hỗ trợ nhân viên tiềm năng qua các kế hoạch phát triển cá nhân, đánh giá định kỳ và cố vấn, nhằm chuẩn bị họ cho các vị trí lãnh đạo. Hiệu quả của chương trình được đo lường thông qua khảo sát và đánh giá, tập trung vào chất lượng kế hoạch phát triển, tiến độ của những người kế nhiệm, và mức độ sẵn sàng lãnh đạo, v.vv..

Thời điểm thăng tiến 

Thời gian thăng tiến là KPI nhân sự quan trọng đo lường thời gian trung bình cần thiết để nhân viên được thăng chức trong doanh nghiệp. 

Công thức:

Ví dụ:

Giả sử một tổ chức có 100 nhân viên và tổng thời gian làm việc của nhân viên ở vị trí hiện tại là 800 tháng. Trong khoảng thời gian nhất định, tổng số 20 nhân viên đã được thăng chức lên các vị trí cao hơn. Sử dụng công thức được trên ta có phép tính sau:

Thời gian thăng tiến = (800 tháng) / (20 nhân viên) = 40 tháng cho mỗi lần thăng tiến

Điều này có nghĩa là, trung bình, nhân viên trong tổ chức này mất 40 tháng để được thăng chức.

KPI về sự tuân thủ

Chỉ số tuân thủ liên quan đến việc các chính sách, thủ tục và luật pháp liên quan đến lao động, an toàn, quyền riêng tư, bảo mật dữ liệu, lương và phúc lợi được thực hiện đầy đủ, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và nhân viên. KPIs giúp theo dõi sự tuân thủ, bao gồm việc giám sát các vi phạm, sự cố an toàn, và khiếu nại của nhân viên, giúp quản lý và lãnh đạo đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định.

Ví dụ:

Tiếp tục với ví dụ trên, một tổ chức có thể theo dõi số vụ tai nạn và thương tích tại nơi làm việc mỗi năm và tính toán các chi phí liên quan đến số ngày làm việc bị mất, chi phí y tế và trách nhiệm pháp lý. Bằng cách đặt mục tiêu giảm số lượng sự cố an toàn tại nơi làm việc, các tổ chức có thể đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan và cải thiện sự an toàn và phúc lợi của nhân viên.

Một ví dụ khác về KPI tuân thủ nhân sự là số lượng vi phạm dữ liệu. Các tổ chức có thể theo dõi số lượng vi phạm dữ liệu mỗi năm và tính toán chi phí liên quan đến việc khắc phục, cùng hình phạt pháp lý và thiệt hại về danh tiếng mà vi phạm này gây ra. Bằng cách đặt mục tiêu giảm số lượng vi phạm dữ liệu, các tổ chức có thể đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu và bảo vệ thông tin nhạy cảm của nhân viên và khách hàng.

Tải mẫu KPI dành cho nhân viên hành chính nhân sự

Mẫu KPI số 1

Tải về máy

Mẫu KPI số 2
 

Tải về máy

Mẫu KPI số 3

Tải về máy

Mẫu KPI số 4

Tải về máy

Xem thêm: Mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự mới nhất

3 bước xây dựng KPI hành chính nhân sự chuẩn

Xác định thành phần tham gia xây dựng KPI

Khi xác định cá nhân hoặc bộ phận cùng tham gia vào việc xây dựng và phát triển KPI, doanh nghiệp có hai hướng để tiếp cận vấn đề:

• Thứ nhất, việc xây dựng KPI sẽ được giao cho trưởng phòng ở các phòng ban. Ở cách này, KPI sẽ phản ánh nhiệm vụ và chức năng cụ thể của từng bộ phận. Tuy nhiên, có thể xảy ra tình trạng thiếu sự thống nhất với toàn bộ doanh nghiệp, hoặc tạo ra sự chênh lệch về khối lượng công việc giữa các bộ phận do mỗi phòng ban đề ra các mục tiêu riêng biệt không liên quan đến nhau.
• Thứ hai, bộ phận nhân sự sẽ đảm nhận việc xây dựng KPI cho tất cả các phòng ban. Phương pháp này sẽ đảm bảo tính khách quan và sự thống nhất hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự không thể hiểu biết toàn bộ công việc của các phòng ban, vì vậy mục tiêu có thể thiếu tính thực tế. Để khắc phục điều này, hệ thống KPI cần được đánh giá kỹ lưỡng trước khi triển khai.

Xác định vị trí cùng mục tiêu công việc thực tế cụ thể

Việc xác định rõ vị trí cũng như mục tiêu cụ thể sẽ định hướng công việc và giúp tập trung vào giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Mỗi nhân viên và mỗi bộ phận sẽ có nhiệm vụ riêng dựa trên vị trí công việc mà họ đảm nhận. Công việc của mỗi người được quy định cụ thể trong bảng mô tả công việc. Kết quả làm việc sẽ được đánh giá một cách minh bạch và công bằng cho tất cả nhân viên. Những nhân viên vượt qua chỉ tiêu KPI sẽ được khen thưởng, còn nếu vi phạm KPI có thể bị phạt.

Xác định các chỉ số đánh giá KPI phù hợp thực tế

Tuỳ thuộc vào quy mô và cơ chế hoạt động của doanh nghiệp, cách xác định các chỉ số KPI cho nhân viên hành chính có thể khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều hướng tới mục đích đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân hoặc phòng ban. Cách xây dựng KPI cho một bộ phận sẽ khác so với cho một chức danh cụ thể, như KPI Trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ khác so với KPI của cả phòng:

Đối với KPI của một bộ phận, các chỉ số cần phải mang tính tổng thể và khái quát. Việc đặt mục tiêu cho cả phòng không thể dựa trên khả năng của một cá nhân cụ thể.

Còn KPI của từng cá nhân, mục tiêu phải phản ánh mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp. Kết quả mà nhân viên hành chính đạt được cần phải được đo lường và kiểm chứng một cách rõ ràng, minh bạch.

>>> Mở rộng cơ hội nghề nghiệp bằng cách ứng tuyển vào các việc làm trên TopCV, tiếp lợi thế cho hành trình sự nghiệp vững bền!

việc làm hành chính nhân sự

Xem tất cả

{{ job.title }} {{ job.company.name }}

{{ job.salary }}

{{ job.short_cities }}

Ứng tuyển

Xem tất cả

Những chú ý khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự

Để lập KPI hành chính nhân sự không phải điều đơn giản, bởi vậy khi thiết lập bộ KPI hiệu quả cho doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điều sau:

• KPI và mục tiêu của doanh nghiệp luôn song hành: KPI phải chính xác phản ánh và liên kết chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp để tránh lãng phí nguồn lực và đảm bảo kết quả mong đợi. Cần xác định mục tiêu tổng thể trước khi thiết lập KPI, tối ưu hóa chỉ số cho Nhân viên hành chính nhân sự.
• Chọn chỉ số phù hợp để xây dựng bộ KPI: KPI cần thể hiện hiệu suất công việc và hỗ trợ đạt mục tiêu doanh nghiệp. Nhà quản lý cần dựa vào yêu cầu công việc của mỗi nhân viên để thiết lập KPI, số lượng KPI tối ưu nên dùng là từ 4-6 chỉ số, ưu tiên những chỉ số tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
• Linh hoạt thay đổi: KPI cần được kiểm tra và điều chỉnh định kỳ phù hợp với mục tiêu và thách thức của doanh nghiệp ở từng giai đoạn.
• Đảm bảo tính nhất quán xuyên suốt trong bộ KPI: KPI phải nhất quán và có thể điều chỉnh khi cần, đòi hỏi sự tham gia và đồng thuận từ các nhà quản lý, lãnh đạo.

Xem thêm: Trọn bộ 30 câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự ứng viên nên biết

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn những thông tin từ khái quát tới chi tiết về mẫu KPI cho nhân viên hành chính - nhân sự. Hy vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn xây dựng được các mẫu KPI chuẩn chỉnh, hiệu quả và phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp của mình. Hãy đón đọc các bài viết tiếp theo trên TopCV trong thời gian tới để tích lũy nhiều kinh nghiệm, kiến thức bổ ích về cơ hội công việc đa ngành nghề.