Phòng hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Bộ phận này đảm nhận nhiều chức năng quan trọng, từ việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên đến quản lý lương thưởng và các chế độ phúc lợi. Vậy cụ thể, phòng hành chính nhân sự có cấu trúc tổ chức như thế nào? Những công việc hàng ngày của họ là gì? Bài viết sau đây của TopCV sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi trên.
Phòng hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự là phòng ban chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực, đồng thời đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra suôn sẻ trong công ty. Bộ phận này thường đảm nhận hai chức năng chính: hành chính và nhân sự. Về mặt hành chính, phòng có nhiệm vụ xử lý các công việc giấy tờ, lưu trữ hồ sơ, quản lý cơ sở vật chất, và điều phối các hoạt động nội bộ. Về mặt nhân sự, phòng chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất làm việc, và xây dựng chính sách nhân sự.
Tìm việc làm Hành chính nhân sự nhanh chóng trên TopCV! Với đa dạng cơ hội công việc chất lượng từ những doanh nghiệp hàng đầu, bạn sẽ dễ dàng tìm việc được việc làm phù hợp!
|
Vai trò, nhiệm vụ của bộ phận hành chính nhân sự trong doanh nghiệp
Bộ phận hành chính nhân sự (HCNS) đóng vai trò như trái tim của doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động liên quan đến con người diễn ra trơn tru và hiệu quả. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của phòng ban này:
Quản lý nguồn nhân lực
Đây là nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận hành chính nhân sự. Nó bao gồm toàn bộ quá trình từ khi tìm kiếm nhân tài, xây dựng đội ngũ đến khi họ rời khỏi công ty. Quản lý nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng mà còn bao gồm các hoạt động như: đào tạo để nâng cao năng lực cho nhân viên, xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp cho từng cá nhân, đánh giá hiệu quả công việc một cách công bằng và minh bạch.
Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý nguồn nhân lực là xây dựng một đội ngũ nhân sự tài năng, gắn bó và có thể đóng góp tối đa vào sự thành công của doanh nghiệp. Đồng thời, họ cũng là những người chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất để đưa ra các quyết định về thăng tiến, lương thưởng, xử phạt của mỗi cá nhân hoặc phòng ban khác.
Quản lý hành chính
Quản lý hành chính là nhiệm vụ quan trọng thứ 2 của bộ phận hành chính nhân sự, giúp đảm bảo nội bộ doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả. Các nhân sự ở lĩnh vực này sẽ phụ trách các công việc bao gồm quản lý văn phòng, tổ chức các sự kiện nội bộ và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho nhân viên. Ví dụ, bộ phận hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp lịch làm việc, quản lý tài sản công ty, hoặc tổ chức các buổi họp, sự kiện team building để tăng cường tinh thần đoàn kết.
Bên cạnh đó, bộ phận hành chính thuộc phòng hành chính nhân sự cũng đảm bảo toàn thể cán bộ công nhân viên tại công ty phải tuân thủ các quy định nội bộ và pháp luật lao động, đồng thời quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng.
Xây dựng chính sách và thủ tục pháp lý
Để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tạo ra một môi trường làm việc công bằng, minh bạch, bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm xây dựng các chính sách và thủ tục liên quan. Ví dụ, họ sẽ xây dựng nội quy lao động, chính sách lương thưởng, chế độ nghỉ phép, quy trình giải quyết khiếu nại, v.v..
Đồng thời, bộ phận này cũng phải theo dõi và cập nhật liên tục các thay đổi trong quy định pháp luật, từ đó điều chỉnh chính sách nội bộ phù hợp và tư vấn cho ban lãnh đạo về các vấn đề pháp lý liên quan đến nhân sự.
Quản lý lương thưởng & phúc lợi
Hành chính nhân sự là những người xây dựng hệ thống lương thưởng công bằng, cạnh tranh, phù hợp với năng lực và đóng góp của từng cá nhân. Họ đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều nhận được mức lương xứng đáng và có động lực làm việc. Ngoài lương, bộ phận này còn quản lý và triển khai các chế độ phúc lợi đa dạng như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thưởng lễ tết, nghỉ phép, khám sức khỏe định kỳ... Những phúc lợi này không chỉ giúp nhân viên an tâm hơn mà còn tăng cường sự gắn bó với công ty.
Khi có bất kỳ thắc mắc hoặc tranh chấp về lương thưởng, phòng hành chính nhân sự sẽ đại diện doanh nghiệp đứng ra giải quyết, đảm bảo quyền lợi cho cả công ty và nhân viên.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Bộ phận hành chính nhân sự còn tham gia vào việc xác định và truyền bá các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Những giá trị này sẽ trở thành kim chỉ nam cho hành động của toàn thể cán bộ nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc đoàn kết, chuyên nghiệp.
Ví dụ, phòng hành chính nhân sự thường xuyên tổ chức các hoạt động như team building, sinh nhật công ty, các sự kiện kỷ niệm, v.v.. hay các buổi đào tạo về văn hóa/chuyên môn, sự kiện tôn vinh những cá nhân/tập thể xuất sắc. Những hoạt động này giúp tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên, tạo ra một không khí làm việc vui vẻ, năng động.
Quản lý công tác truyền thông
Hành chính nhân cũng sự chịu trách nhiệm truyền đạt các thông tin quan trọng của công ty đến toàn thể nhân viên, đảm bảo mọi người đều nắm rõ các chính sách, quy định, mục tiêu của công ty. Họ thường xây dựng các kênh truyền thông nội bộ như bảng tin, email, phần mềm nội bộ, v.v.. để tạo ra một kênh giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên.
Ngoài ra, bộ phận này còn phối hợp với các phòng ban khác để xây dựng và triển khai chiến lược employer branding, nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động. Việc quản lý nội dung trên các kênh truyền thông số như website công ty, mạng xã hội nội bộ, và bản tin nội bộ cũng thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng hành chính nhân sự.
Quản lý các tài sản, thiết bị của doanh nghiệp
Một trong những nhiệm vụ quan trọng không kém khác của bộ phận hành chính nhân sự là quản lý các tài sản, thiết bị của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm việc theo dõi, cập nhật thông tin, kiểm kê định kỳ và phân phối các tài sản cố định như máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, v.v.. Họ cũng chịu trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa để đảm bảo các thiết bị quan trọng (máy tính, máy photocopy, máy in, v.v..) luôn hoạt động ổn định.
Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự còn quản lý việc mượn, trả tài sản giữa các phòng ban, cá nhân và xử lý các trường hợp mất mát, hư hỏng. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích còn hỗ trợ công việc của nhân viên và hạn chế các tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự
Cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính nhân sự thường được phân chia theo cấp bậc hoặc theo nhiệm vụ chính mà nhân sự đó đảm nhiệm. Dưới đây là các vị trí phổ biến và vai trò cụ thể của từng cấp bậc trong phòng hành chính nhân sự:
Theo cấp bậc
1. Nhân viên Hành chính nhân sự
Nhân viên Hành chính nhân sự (HCNS) Là những người thực hiện các công việc hành chính hàng ngày, hỗ trợ các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng, phúc lợi, v.v..
Theo báo cáo thị trường tuyển dụng 2023 và nhu cầu tuyển dụng 2024 của TopCV, mức lương của nhân viên HCNS thường dao động từ 7 - 10 triệu đồng/tháng (dưới 1 năm kinh nghiệm) và từ 8 - 18 triệu đồng/tháng (từ 1 - 4 năm kinh nghiệm).
2. Phó phòng Hành chính nhân sự
Đảm nhận vai trò hỗ trợ trưởng phòng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của phòng. Phó phòng thường có kinh nghiệm làm việc lâu năm và chuyên môn sâu về một lĩnh vực cụ thể trong lĩnh vực nhân sự như tuyển dụng, đào tạo hoặc C&B. Mức lương của phó phòng thường cao hơn nhân viên.
Tổng hợp các việc làm Phó phòng Hành chính nhân sự mới nhất trên TopCV! Tìm việc nhanh chóng, đơn giản chỉ với 1 click!
|
3. Trưởng phòng Hành chính nhân sự
Là người đứng đầu và chịu trách nhiệm toàn diện về các hoạt động của phòng HCNS. Trưởng phòng Hành chính nhân sự cần có kiến thức sâu rộng về luật lao động, kỹ năng quản lý và lãnh đạo, khả năng giao tiếp tốt. Mức lương của trưởng phòng thường rất cạnh tranh, dao động từ 15 - 30 triệu đồng/tháng (theo báo cáo thị trường tuyển dụng TopCV) và đi kèm với nhiều phúc lợi hấp dẫn.
Ứng tuyển ngay vào các việc làm Trưởng phòng Hành chính nhân sự lương cao, chế độ đãi ngộ hấp dẫn trên TopCV!
|
Theo nhiệm vụ chính
1. Nhân viên hành chính
Nhân viên hành chính là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, họ thường đảm nhận các công việc như quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng; sắp xếp lịch họp, sự kiện; hỗ trợ các hoạt động hành chính khác như tiếp khách, xử lý hồ sơ; đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp.
Theo trang Glassdoor, mức lương trung bình của nhân viên hành chính dao động từ 7 - 15 triệu đồng/tháng và tùy thuộc vào vị trí và số năm kinh nghiệm.
2. Nhân viên tuyển dụng
Nhân viên tuyển dụng là những nhân sự có nhiệm vụ tìm kiếm, thu hút và tuyển dụng những ứng viên phù hợp với nhu cầu của công ty. Công việc chính của họ thường bao gồm: đăng tin tuyển dụng trên các kênh khác nhau; sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên; lựa chọn ứng viên phù hợp và gửi đi offer; xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, v.v..
Căn cứ theo Báo cáo thị trường tuyển dụng 2023 và Nhu cầu tuyển dụng 2024 của TopCV, nhân viên tuyển dụng sẽ có mức lương trung bình theo các cấp bậc/vị trí như sau:
- Chuyên viên tuyển dụng (1 - 4 năm kinh nghiệm): 10 - 13 triệu đồng/tháng
- Chuyên viên tuyển dụng (5 - 6 năm kinh nghiệm): 12 - 16 triệu đồng/tháng
Tìm việc làm Chuyên viên tuyển dụng trên TopCV - Kết nối nhanh chóng với nhà tuyển dụng, mở rộng cơ hội nghề nghiệp!
|
3. Nhân viên C&B
Nhân viên C&B chịu trách nhiệm quản lý các chính sách về lương thưởng, phúc lợi và bảo hiểm cho nhân viên. Các công việc chính của vị trí này gồm có: xây dựng bảng lương, tính toán các khoản phụ cấp, và giải đáp các thắc mắc của nhân viên về các vấn đề liên quan đến lương thưởng. Một nhân viên C&B cần có kiến thức về luật lao động, kỹ năng tính toán và khả năng giao tiếp tốt.
Tổng hợp các việc làm C&B mới nhất, đa dạng cấp bậc, loại hình làm việc. Truy cập ngay vào TopCV để ứng tuyển nhanh chóng!
|
4. Nhân viên lễ tân
Nhân viên lễ tân là bộ mặt của công ty, đại diện cho hình ảnh của công ty với khách hàng, đối tác và nhân viên. Công việc chính của vị trí này bao gồm tiếp đón khách, trả lời điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, hỗ trợ các công việc hành chính và đảm bảo không gian làm việc luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.
Theo Báo cáo của TopCV, mức lương của nhân viên lễ tân dưới 1 năm kinh nghiệm sẽ dao động từ 7 - 9 triệu đồng. Mức lương sẽ phụ thuộc chính vào số năm kinh nghiệm của bạn và loại hình doanh nghiệp nên hãy trau dồi tốt các kỹ năng cần thiết và mở rộng thêm chuyên môn để deal được mức lương tốt nhé!
Tìm việc làm Nhân viên lễ tân nhanh chóng, đơn giản trên TopCV! Hàng trăm công việc hấp dẫn đang chờ bạn apply!
|
5. Nhân viên đào tạo & phát triển
Nhân viên đào tạo & phát triển có vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Họ sẽ là người thiết kế và tổ chức các chương trình đào tạo, đánh giá hiệu quả đào tạo, xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự và hỗ trợ nhân viên trong quá trình phát triển nghề nghiệp.
Xem thêm: Chuyên viên đào tạo là gì? Mô tả công việc và mức thu nhập
|
6. Nhân viên đối tác nhân sự (HRBP)
Nhân viên đối tác nhân sự - HRBP (Human Resources Business Partner) là người làm việc trực tiếp với các bộ phận khác trong công ty, nhằm đảm bảo các chiến lược nhân sự được triển khai phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Họ đóng vai trò cầu nối giữa phòng nhân sự và các phòng ban, tư vấn và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân tài, đánh giá hiệu suất, và quản lý nhân sự.
Những kỹ năng cần có của nhân viên HRBP:
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và xây dựng mối quan hệ tốt.
- Kỹ năng phân tích: Đánh giá dữ liệu nhân sự và xu hướng để đưa ra quyết định chiến lược.
- Kiến thức về luật lao động: Am hiểu về các quy định pháp luật liên quan đến nhân sự.
- Tư duy chiến lược: Hiểu rõ mục tiêu kinh doanh để xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc với nhân sự và các bộ phận.
- Quản lý thay đổi: Hỗ trợ các bộ phận trong việc thích nghi với thay đổi trong quy trình hoặc cấu trúc tổ chức.
|
7. Nhân viên quan hệ lao động
Nhân viên quan hệ lao động (Employee Relations Officer) chịu trách nhiệm duy trì và phát triển mối quan hệ hài hòa giữa người lao động và doanh nghiệp. Họ xử lý các vấn đề liên quan đến quyền lợi lao động, các tranh chấp lao động, tư vấn về chính sách và đảm bảo tuân thủ luật lao động. Công việc bao gồm tư vấn và giải quyết khiếu nại, xây dựng chính sách lao động, và quản lý các mối quan hệ giữa công đoàn và ban lãnh đạo.
Kỹ năng cần có:
- Kiến thức về luật lao động: Hiểu rõ luật pháp và các quy định liên quan đến lao động.
- Kỹ năng giải quyết xung đột: Giải quyết tranh chấp và xung đột lao động hiệu quả.
- Kỹ năng đàm phán: Xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động.
- Kỹ năng giao tiếp: Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.
- Tư duy phân tích: Đánh giá tình huống và đưa ra giải pháp phù hợp.
8. Nhân viên phát triển tổ chức
Nhân viên phát triển tổ chức (Organizational Development Officer) tập trung vào việc cải thiện hiệu suất tổ chức bằng cách đánh giá và điều chỉnh cơ cấu, văn hóa, và quy trình làm việc. Họ lên kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng, quản lý thay đổi, và các chiến lược để tăng cường sự gắn kết và hiệu quả trong tổ chức.
Kỹ năng cần có:
- Kiến thức về quản lý tổ chức: Hiểu rõ các mô hình tổ chức và chiến lược phát triển doanh nghiệp.
- Kỹ năng phân tích và đánh giá: Đo lường hiệu quả của các chương trình và xác định cơ hội cải thiện.
- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý thay đổi: Dẫn dắt các nỗ lực thay đổi và thúc đẩy sự chấp nhận trong tổ chức.
- Kỹ năng giao tiếp: Truyền đạt tầm nhìn và thay đổi chiến lược rõ ràng.
- Tư duy chiến lược: Định hình tương lai của tổ chức thông qua các kế hoạch phát triển dài hạn.
9. Nhân viên truyền thông nội bộ
Nhân viên truyền thông nội bộ (Internal Communications Officer) chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì các kênh giao tiếp giữa ban lãnh đạo và nhân viên. Họ đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong công ty được thông báo về các sự kiện, chiến lược, chính sách, và các hoạt động nội bộ. Công việc bao gồm tạo nội dung cho bản tin, email, tổ chức sự kiện nội bộ và đo lường hiệu quả của các kênh truyền thông.
Kỹ năng cần có:
- Kỹ năng viết và biên tập: Soạn thảo nội dung rõ ràng, hấp dẫn cho các kênh truyền thông nội bộ.
- Kỹ năng quản lý dự án: Điều phối và quản lý các chiến dịch truyền thông nội bộ.
- Hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp: Xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp với văn hóa và mục tiêu của công ty.
- Kỹ năng giao tiếp liên cá nhân: Tương tác tốt với các phòng ban và xây dựng mối quan hệ.
- Kỹ năng sáng tạo: Tìm cách tiếp cận mới để cải thiện sự tham gia và gắn kết của nhân viên.
Theo trang Glassdoor, mức lương trung bình của nhân viên truyền thông nội bộ là 10 triệu đồng/tháng. Mức lương còn phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc, địa điểm và loại hình doanh nghiệp.
|
Chỉ số KPI của phòng hành chính nhân sự
Tương tự các phòng ban khác trong doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự cũng có những KPI riêng được quy định bởi các chỉ số như sau:
- Chỉ số tuyển dụng: Đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng, bao gồm số lượng ứng viên được tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng và tỷ lệ ứng viên ở lại sau khi được tuyển dụng.
- Chỉ số đào tạo: Đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo, bao gồm số lượng nhân viên được đào tạo, thời gian đào tạo, chi phí đào tạo và mức độ hài lòng của nhân viên sau khi được đào tạo.
- Chỉ số giữ chân nhân viên: Đánh giá mức độ ổn định của đội ngũ nhân viên, bao gồm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, thời gian làm việc trung bình của nhân viên và chi phí tuyển dụng mới để thay thế nhân viên nghỉ việc.
- Chỉ số quản lý ngân sách: So sánh chi phí nhân sự thực tế với chi phí dự trù để đánh giá hiệu quả quản lý chi tiêu.
- Chỉ số tiềm năng nhân sự: Đánh giá hiệu quả của quá trình phát triển sự nghiệp và kế hoạch kế nhiệm. Đồng thời đo lường tốc độ thăng tiến của nhân viên và cơ hội phát triển.
>>> Tham khảo thêm: Tải MIỄN PHÍ mẫu KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự mới nhất 2024
Tìm việc hành chính nhân sự trên TopCV
Với hàng ngàn tin tuyển dụng vị trí hành chính nhân sự được đăng tải mỗi ngày, TopCV mang đến cho ứng viên một kho tàng cơ hội việc làm đa dạng và phong phú. Nền tảng này không chỉ nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng mà còn áp dụng công nghệ AI tiên tiến để phân tích hồ sơ và gợi ý những công việc phù hợp nhất với năng lực và sở thích của từng cá nhân.
Khi tìm việc qua TopCV, ứng viên không chỉ được tiếp cận được nguồn tin tuyển dụng chất lượng mà còn có thể sử dụng nhiều tiện ích tìm việc hoàn toàn miễn phí như:
- Mẫu CV để tạo ra một hồ sơ ấn tượng, tăng cơ hội gây chú ý với nhà tuyển dụng.
- Bài test tính cách MBTI miễn phí giúp bạn hiểu rõ hơn về bản thân, từ đó định hướng tìm kiếm công việc phù hợp.
- Bộ sưu tập mẫu Cover Letter đa dạng và chuyên nghiệp với nhiều mẫu được thiết kế riêng cho từng vị trí và ngành nghề giúp ứng viên có thể dễ dàng tùy chỉnh và tạo thư xin việc ấn tượng.
- Công cụ tính lương GROSS - NET giúp ứng viên có cái nhìn tổng quan về thu nhập thực tế, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt khi đàm phán mức lương với nhà tuyển dụng.
Nói tóm lại, phòng hành chính nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và phát triển nguồn nhân lực của mọi tổ chức. Là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, bộ phận này không chỉ đảm nhận các công việc hành chính, quản lý hồ sơ, mà còn chịu trách nhiệm về tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ. Hy vọng những thông tin mà TopCV chia sẻ trong bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về phòng ban này cũng như các vị trí phổ biến của bộ phận hành chính nhân sự để định hướng nghề nghiệp phù hợp.
Nguồn ảnh: Sưu tầm
