Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội chi tiết

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là quá trình tất toán và chấm dứt việc đóng BHXH của người lao động tại Cơ quan BHXH. Việc chốt sổ BHXH rất quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động khi nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc chuyển công tác. Trong bài viết này, TopCV sẽ hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội chi tiết để đảm bảo bạn nắm được các bước cần thiết nhằm bảo vệ quyền lợi của bản thân.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là việc người lao động tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH tại Cơ quan BHXH mà đơn vị đang thực hiện đóng BHXH. Việc này được thực hiện khi người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.

Việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm của người sử dụng lao động và cần được thực hiện đúng quy định của Pháp luật. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục, xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ mà người sử dụng lao động đã giữ của người lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động 2019.

Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm để tiến hành xác nhận thời gian bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại Khoản 5 Điều 21 của Luật bảo hiểm xã hội năm 2014.  

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động sẽ hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại số BHXH cho người lao động trong thời hạn quy định.

Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

Đồng thời, theo Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, quy định:

Như vậy, có thể thấy khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động. Do đó, đơn vị chỉ được chốt được sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.

>>>Xem thêm: Mất sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao? Hướng dẫn cách xử lý

Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động năm 2024

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là quá trình người sử dụng lao động xác nhận lại toàn bộ quá trình tham gia BHXH của người lao động với cơ quan BHXH khi họ chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi có yêu cầu chốt sổ để hưởng quyền lợi BHXH. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc chốt sổ BHXH đúng theo quy định của Pháp luật.

Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc thì người sử dụng lao động cần thực hiện 02 công đoạn sau:

1) Báo giảm lao động:

Theo Tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 thì việc báo giảm lao động thực hiện như sau:
 

2) Chốt sổ bảo hiểm xã hội:

Bước 1: Người sử dụng nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH

Sau khi báo giảm bảo hiểm xã hội thành công, người sử dụng lao động cần nộp 01 bộ hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Bộ hồ sơ này sẽ được gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội và bao gồm các giấy tờ sau:

• Phiếu giao nhận hồ sơ (1 bản)
• Sổ bảo hiểm xã hội (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (sổ mẫu mới, 01 tờ) kèm theo các tờ rời sổ bảo hiểm xã hội (1 bản/người).
• Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (1 bản/người);
• Đơn vị lập danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (1 bản)

Bước 2: Cơ quan BHXH xử lý hồ sơ

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ kiểm tra hồ sơ và tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

>>>Xem thêm: Rút bảo hiểm xã hội 1 lần ở đâu?

Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được quy định như sau:

Cách tra cứu xem quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ chưa?

Trong trường hợp người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ và đã hoàn tất các thủ tục chốt sổ theo quy định nhưng không biết đã được chốt sổ BHXH chưa. Người lao động có thể kiểm tra xem sổ BHXH của mình được chốt hay chưa bằng 3 cách sau:

Cách 1: Xem trên tờ rời cơ quan BHXH cung cấp

Nếu sổ bảo hiểm xã hội đã chốt thì trên tờ rời có dòng chữ: Tổng thời gian tham gia BHXH là … năm

Cách 2: Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ baohiemxahoi.gov.vn

Bước 1: Trang chủ -> Tra cứu trực tuyến

Bước 2: Người tra cứu thực hiện nhập thông tin vào các ô

Trong đó:

• Chọn đúng tên cơ quan bảo hiểm xã hội và tỉnh thành nơi bạn đã tham gia BHXH từ danh sách tùy chọn trên ứng dụng. Sau đó, nhập khoảng thời gian mà bạn đã tham gia BHXH tại cơ quan đó hoặc toàn bộ thời gian từ khi bắt đầu tham gia BHXH đến hiện tại.
• Nhập chính xác số CMND/CCCD và họ tên của người cần tra cứu. Lưu ý, bạn có thể chọn nhập tên có dấu hoặc không dấu tùy vào tùy chọn có sẵn bên dưới.
• Điền mã số BHXH vào ô tương ứng.
• Nhập số điện thoại mà bạn có thể nhận tin nhắn để nhận mã OTP từ dịch vụ Chăm sóc khách hàng của BHXH.

Bước 3: Tích chọn ô “Tôi không phải người máy” để hệ thống xác minh thông tin.

• Nhấn vào nút “Lấy mã OTP” để nhận mã xác thực OTP qua tin nhắn.
• Khi thông tin được điền đầy đủ, hệ thống sẽ tự động xuất hiện thêm phần Nhập mã OTP

Bước 4: Nhập mã OTP và Tra cứu:

• Khi hệ thống yêu cầu, nhập mã OTP bạn nhận được vào ô “Nhập mã OTP”. Bạn cần nhập mã trong vòng 240 giây kể từ khi nhận được tin nhắn.
• Sau khi điền mã OTP, nhấn nút “Tra cứu” để bắt đầu quá trình kiểm tra thông tin BHXH của bạn.

>>>Xem thêm: Cập nhật 4 điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp mới nhất

Cách 3: Cách xem chốt sổ Bảo hiểm xã hội qua ứng dụng VssID

Trên ứng dụng VssID, người lao động có thể theo dõi chi tiết toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của mình theo từng tháng. Ứng dụng cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian và mức đóng bảo hiểm, giúp người lao động dễ dàng kiểm tra và giám sát tình hình đóng BHXH của mình. Thông qua VssID, bạn có thể nắm bắt chính xác các giai đoạn đã tham gia BHXH, xem lịch sử đóng bảo hiểm, và đảm bảo rằng các khoản đóng BHXH của bạn được thực hiện đúng quy định. Các bước tra cứu qua ứng dụng VssID như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng tài khoản BHXH là mã số BHXH và mật khẩu của mình.

Bước 2: Chọn "Quá trình tham gia" sau đó bạn chọn "C14-TS" để xem quá trình.

Nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng cuối cùng thời điểm người lao động chốt sổ BHXH thì tức là bạn đã được chốt sổ BHXH.

Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?

Tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012 quy định như sau: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt BHXH cho người lao động). Trường hợp công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.       

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động năm 2024. Hy vọng với bài viết của TopCV, bạn sẽ nhanh chóng chốt được sổ BHXH để đảm bảo tối ưu quyền lợi của bản thân.