Payslip là gì và có vai trò như thế nào là câu hỏi được nhiều người lao động quan tâm. Payslip (hay còn được gọi là bảng lương) là thuật ngữ được sử dụng để xác nhận thu nhập của người lao động. Nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này, TopCV sẽ giới thiệu đến bạn các thông tin liên quan đến Payslip trong bài viết dưới đây nhé!
Payslip là gì?
Payslip có nghĩa là bảng lương hay phiếu lương thể hiện thông tin thu nhập cá nhân của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Phiếu lương bao gồm các thông tin về mức lương cơ bản, thu nhập tài chính và các khoản khấu trừ của nhân viên.
Bên cạnh đó, bảng lương cũng được xem là văn bản xác nhận thu nhập và là bằng chứng để doanh nghiệp thanh toán tiền lương. Đây là tài liệu mà mọi công ty có trách nhiệm cung cấp cho nhân viên hàng tháng.
Payslip có thể được cung cấp dưới nhiều dạng như email, thư điện tử hoặc bản giấy. Việc lựa chọn loại Payslip sẽ tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp cũng như đặc điểm, phương thức quản trị của đơn vị đó.

Tầm quan trọng Payslip
Việc lập bảng lương (Payslip) là một phần tất yếu, bắt buộc trong tất cả các doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ. Thêm vào đó, phiếu lương cũng là một trong những yêu cầu của Luật lao động, có tính pháp lý cao và đem lại những giá trị nhất định cho nhân viên và công ty. Sau đây là tầm quan trọng Payslip mà bạn có thể tham khảo.
Đối với nhân viên:
- Minh bạch về thu nhập: Payslip cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể về thu nhập của nhân viên, bao gồm các thông tin như: lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, khấu trừ,... Điều này giúp nhân viên nắm bắt được thông tin về lương của mình và cũng đảm bảo sự minh bạch trong việc trả lương.
- Kiểm soát tài chính cá nhân: Payslip cho biết thông tin về thu nhập, mức lương hàng tháng. Nhờ vậy, người lao động sẽ có kế hoạch quản lý tài chính một cách hiệu quả.
- Là minh chứng thu nhập: Payslip được xem là một minh chứng hợp pháp về lương, các khoản thu, nhận được từ công ty. Các minh chứng về thu nhập này là yếu tố quan trọng và cần thiết khi nhân viên cần vay vốn, mở khoản vay, duyệt thẻ tín dụng, v.vv..
Khám phá các công việc chất lượng đến từ hàng nghìn doanh nghiệp uy tín, chất lượng trên TopCV để gia tăng cơ hội apply vào công việc mơ ước:
|

Đối với công ty:
- Minh bạch, tuân thủ pháp luật: Sử dụng Payslip giúp công ty đảm bảo được tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong việc thanh toán đầy đủ lương cho nhân viên. Các nội dung trong Payslip thể hiện chi tiết, cụ thể các thông tin như: tiền lương, tiền thưởng, thuế, khấu trừ,...
- Quản lý nhân sự hiệu quả: Payslip cũng được xem là công cụ giúp quản lý nhân sự một cách chính xác và hiệu quả. Thông qua Payslip, công ty có thể kiểm soát được các khoản lương, thưởng, phụ cấp,... Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chính sách và cải thiện quy trình quản lý nhân sự.
- Minh bạch trong thanh toán lương nhân viên: Payslip thể hiện được sự minh bạch và trung thực trong việc thanh toán lương, thưởng, trợ cấp đầy đủ và đúng hạn cho từng nhân viên. Điều này giúp tạo dựng, gắn kết lòng tin cũng như sự tình cảm giữa công ty và nhân viên.
Thông tin cần có trong Payslip
Người lao động thường thắc mắc các thông tin cần có trong Payslip là gì. Để bảo đảm quyền lợi của mình khi nhận phiếu lương, bạn cần kiểm tra các thành phần của Payslip sau đây.
- Thông tin người sử dụng lao động: Bao gồm thông tin liên quan đến nhân viên như: họ tên, mã nhân viên, chức danh, cấp bậc, bộ phận làm việc …
- Thông tin người nhận lương: Bao gồm tên, thông tin cá nhân của người lao động nhận lương, số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân.
- Kỳ thanh toán, thời gian làm việc: Chứa thông tin về thời gian làm việc tương ứng trong kỳ đó. Thông tin này giúp người lao động biết được khoảng thời gian mà lương được tính toán.
- Mức lương cơ bản: Ghi rõ mức lương cơ bản mà người lao động được hưởng trong kỳ làm việc đó, thường là theo tháng.
- Khoản thu nhập khác: Ví dụ như tiền làm thêm giờ, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp, hoa hồng, và các khoản thu nhập khác.Khoản khấu trừ: bao gồm các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân, các khoản vay trả nợ, hoặc các khoản khấu trừ khác theo quy định của pháp luật và chính sách công ty.
- Tổng thu nhập: Là tổng số tiền người lao động nhận được sau khi tính toán mức lương cơ bản và các khoản thu nhập khác, trừ đi các khoản khấu trừ.
- Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng, trả bằng tiền mặt, hoặc qua các phương thức khác.

So sánh Payslips điện tử và Payslips giấy
Payslip điện tử hay Payslip giấy đều có những ưu, nhược điểm nhất định. Việc lựa chọn loại phiếu lượng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cũng như quy mô của doanh nghiệp. Bạn hãy tham khảo ngay bảng so sánh Payslip điện tử và Payslip giấy dưới đây nhé.
Payslips điện tử | Payslip giấy | |
Tính bảo mật | Phiếu lương điện tử cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu tốt vì nhân viên phải nhập thông tin để xem phiếu lương. | Phiếu lương bằng giấy thường được in và gửi đến địa chỉ nhà hoặc được phát thủ công cho nhân viên. Điều này dễ khiến payslip bị thất lạc hoặc gửi nhầm người. |
Chi phí | Bằng cách cung cấp phiếu lương điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian phân phát, in phiếu cho nhân viên. Thay vào đó, bảng lương sẽ được thực hiện bởi các công cụ tính lương thông minh. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho nhiều doanh nghiệp | Số lượng lớn nhân viên được trả lương hàng tuần và hàng tháng đồng nghĩa với việc việc cung cấp phiếu lương bằng giấy. Do đó, doanh nghiệp phải chịu chi phí in ấn và bưu phí cao. |
Tính linh hoạt | Phiếu lương điện tử cho phép nhân viên xem dữ liệu thanh toán ở mọi nơi. Tất cả những gì bạn cần là một thiết bị có kết nối internet. | Phiếu lương giấy không có tính linh hoạt cao. Do đó, bạn không thể xem bảng lương mọi lúc mọi nơi khi có nhu cầu kiểm tra thông tin. |
3 cách xử lý khi Payslips/ phiếu lương gặp vấn đề
Sau khi doanh nghiệp đã làm bảng lương, Payslip sẽ được gửi đến nhân viên hàng tháng. Tuy nhiên, trong quá trình hoàn thành phiếu lương đôi khi sẽ xảy ra những sai sót không đáng có (ví dụ như: thiếu ngày công, sai số lương,...). Nếu gặp phải tình huống này, bạn hãy xử lý theo cách sau:
- Kiểm tra lại thông tin: Bạn nên kiểm tra và xác nhận lại xem tất cả các thông tin trên Payslip có chính xác không. Đảm bảo thông tin cá nhân, thông tin lương, thưởng, các khoản khấu trừ ,... đều đúng.
- Liên hệ bộ phận chịu trách nhiệm: Trong trường hợp phát hiện ra sai sót, bạn hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận chịu trách nhiệm về bảng lương. Đồng thời, bạn cũng nên cung cấp cho kế toán hoặc phòng nhân sự các thông tin chi tiết về lỗi sai để họ có thể giải quyết một cách nhanh chóng.
- Kiểm tra lại hợp đồng lao động và các chính sách của công ty: Trong trường hợp bạn đã khiếu nại về lỗi sai mà vẫn không được giải quyết, bạn cần xem xét lại hợp đồng đã ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động. Nếu như bên công ty vi phạm, bạn có thể nộp đơn khiếu nại dựa theo bộ Luật Lao động và nhờ tới bên thứ 3 (luật sư) để giải quyết.

Bảng lương gặp vấn đề sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của người lao động và cả doanh nghiệp. Để hạn chế tình trạng sai sót khi làm phiếu lương và đảm bảo tính minh bạch, các công ty có thể tham khảo các công cụ sau:
- Công cụ tính lương Gross Net: Đây là công cụ giúp tính lương Gross sang Net và ngược lại, chuẩn theo bộ luật lao động quy định. Công cụ này vừa giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực, vừa đảm bảo được tính chính xác và nhanh chóng nhất.
- HappyTime: HappyTime sẽ là công cụ tuyệt vời giúp quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng hạn chế gặp phải những lỗi sai cơ bản khi làm Payslips.
Happytime phần mềm tự động tính lương chính xác nhanh chóng
Các doanh nghiệp hiện nay đang phải đau đầu với việc quản lý và điều hành nhân sự. Hiểu được điều này, TopCV đã cho ra mắt nền tảng thiết lập và gia tăng trải nghiệm của nhân viên- HappyTime. Đây là phần mềm quản lý nhân sự với đầy đủ các tính năng như chấm công, tính lương, truyền thông nội bộ,... Một số ưu điểm của HappyTime là:
- Tự động tính công cho nhân viên: Nhờ vào nền tảng HappyTime, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 70% thời gian tổng hợp, tính lương cho nhân viên. Điều này cũng hạn chế tình trạng sai sót khi chấm công và tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu cho công ty.
- Phương thức chấm công đa dạng: Phần mềm hỗ trợ kết nối với máy chấm công để tính ngày công chính xác. Hơn thế nữa, HappyTime còn cho phép nhân viên chấm vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt,...
- Quản lý đơn từ nghỉ phép: Nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép ngay trên hệ thống. Từ đó, quản lý sẽ nhận được thông tin để duyệt đơn một cách nhanh chóng.
- Tính bảo mật cao: Mọi thông tin chấm công của nhân viên đều được bảo mật tuyệt đối và minh bạch. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có dữ liệu chính xác sau mỗi kỳ công để quản lý nhân sự hiệu quả hơn.

Tính năng chấm công của HappyTime đảm bảo tính minh bạch và mang đến môi trường làm việc công bằng. Đồng thời, nhân viên sẽ tăng thêm tính kỷ luật và có tác phong nghiêm túc, đúng giờ khi đi làm.
Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí quản lý nhân sự và đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên tại nơi làm việc. Điều này giúp người lao động sẽ gia tăng hiệu suất và trở nên gắn kết với doanh nghiệp hơn.
Trên đây là toàn bộ các thông tin chi tiết nhằm giải đáp thắc mắc “Payslip là gì”. Đồng thời, bài viết này cũng giúp người lao động hiểu hơn về chức năng của bảng lương (Payslip) và cách xử lý khi phiếu lương gặp vấn đề. Đối với doanh nghiệp, hãy tải ngay ứng dụng HappyTime của TopCV để cập nhật Payslip chính xác cũng như tối ưu chi phí quản lý nhân sự nhé!
>>>Xem thêm: Chi tiết về cách tính thuế TNCN theo lương GROSS và lương NET