CV Admin Văn phòng (Office Administrator)

Mục lục:

Nếu như những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn là một sản phẩm, bạn cần biết cách “bán” và quảng cáo sản phẩm này của mình với NTD. Vậy thì hãy khiến cho bản CV của mình trở nên thật hấp dẫn, tăng cơ hội được chọn cho công việc Admin Văn phòng mong muốn. 

Bài viết hướng dẫn này sẽ giúp ứng viên:

  • Xem ví dụ về một bản CV ứng tuyển Admin Văn phòng nổi bật
  • Học cách viết CV ứng tuyển Admin Văn phòng để tăng cơ hội mời phỏng vấn.
  • Mẹo bỏ túi cách viết phần Kỹ năng và Thành tựu trong CV Admin Văn phòng.
  • Cách mô tả Kinh nghiệm làm việc trong CV ứng tuyển Admin Văn phòng phù hợp nhất với mô tả công việc.

Ví dụ một CV ứng tuyển Admin Văn phòng nổi bật

Bui Thu Trang

trangbt@topcv.vn

0965 206 272

https://www.linkedin.com/in/trangbui27/

Resume Summary

Detail-oriented office administrator with 5+ years of experience ensuring offices run smoothly and efficiently. Excited to join the team at Testcenter.vn and bring a new level of organization and attention to detail. Increased office efficiency at Happy Time Vietnam by introducing a new ERP software package. An upbeat team player with an expansive toolkit of interpersonal skills and business operations knowledge.

Work Experience

Office Administrator, Happy Time Vietnam

08/2018– 06/2020

  • Managed payroll and benefits for 30+ employees, including solving any related problems.
  • Communicated closely with the Head of Operations regarding the needs, concerns, or issues in the office.
  • Ensured accounts payable, employee benefits, inventory, and invoicing records were accurately kept and organized using ERP software.
  • Developed relationships with customers, vendors, and guests to present the company in a professional manner.
  • Created and updated spreadsheets and presentations for weekly, monthly and quarterly updates to upper management.

Office Administrator, TopCV Vietnam 

11/2015 - 07/2018 

  • Provided detail-oriented administrative support to 15+ coworkers to ensure efficient office operations.
  • Managed a team of 3 administrative assistants to see that tasks were completed on time and high quality.
  • Supported office staff by organizing company events, meetings, and scheduling.
  • Used expert knowledge of office management software to increase office efficiency by 12% using a results-driven approach.

Education

Bachelor’s Degree in Business Administration, Foreign Trade University Hanoi

Graduation Date: 2015

  • Took additional courses to receive a specialization in “Inventory and Distribution Management”.
  • Excelled in accounting and finance courses.
  • Worked part-time in the admissions office on campus for the duration of my studies.

Skills

  • Skilled in public speaking, administrative skills, and communication
  • Adept at Excel, preparing and delivering reports, and budgeting
  • Passion for conflict resolution and building positive workplace environments

Hobbies and Interests

  • Crossword puzzles 
  • Volunteering at an animal shelter 
  • Painting

Cấu trúc tốt nhất cho một bản CV tìm việc Admin Văn phòng

Là một Admin Văn phòng hẳn bạn là người rất cẩn thận và để ý đến từng chi tiết. Vậy thì bản CV ứng tuyển vị trí này phải cực kỳ chỉn chu để thể hiện được điều đó.

Về cấu trúc, CV tìm việc Admin Văn phòng:

  • Đặt họ tên, thông tin liên hệ to và rõ ràng nhất ở phần đầu CV. 
  • Thời gian kinh nghiệm cần sắp xếp theo thứ tự: Từ gần nhất đến xa nhất.
  • Nên sử dụng các font chữ cơ bản như Arial, Calibri, Quicksand, Time News Roman. Trình bày CV dễ đọc với các đầu mục to rõ, các khoảng trắng được sắp xếp hợp lý. Nếu bạn chưa tự tin về khả năng trình bày CV của mình, hãy tham khảo các mẫu CV của TopCV.
  • Để tránh bị lỗi định dạng, hãy luôn luôn gửi định dạng PDF cho nhà tuyển dụng.

Về nội dung, những mục chính cần xuất hiện trong CV của Admin Văn phòng:

  • Header: Bao gồm tên nổi bật nhất, ảnh nếu có và thông tin liên hệ. 
  • Tóm tắt/ Mục tiêu nghề nghiệp: 2-3 dòng ngắn gọn mô tả bản thân và những đặc điểm, tính cách của bản thân phù hợp cho công việc Admin
  • Kinh nghiệm làm việc: Các mốc thời gian công việc cùng với mô tả chi tiết nhiệm vụ và thành tựu, kết quả.
  • Học vấn: Mô tả ngắn gọn bằng cấp và quá trình đào tạo cũng như những chứng chỉ, chứng nhận.
  • Kỹ năng: Danh sách ngắn gọn những kỹ năng của 1 người làm Admin Văn phòng.
  • Thông tin khác: Bổ sung những thông tin khác muốn NTD biết bao gồm giải thưởng, chứng chỉ, chứng nhận, sở thích, … 

Cách viết Mục tiêu/ Mô tả cho CV tìm việc Admin Văn phòng

Ngay cả làm Admin Văn phòng, bạn cũng nên bổ sung những thành tựu, kết quả được đo lường cụ thể được trong CV. Phần Tóm tắt hoặc Mục tiêu ở phần đầu trong CV Admin Văn phòng cần tóm tắt ngắn gọn những thành tựu công việc đã đạt được và mục tiêu trong ngắn và dài hạn.

Phần này nên viết cô đọng nhất có thể với những điểm nhấn trong kinh nghiệm. Nhiều người viết quá chung chung, số khác lại viết quá dài dòng, chiếm khoảng không gian của những nội dung khác. Tốt nhất là chỉ nên viết 1 đoạn văn ngắn 3-4 dòng.

Với đoạn văn ngắn như vậy, có thể chọn viết Mô tả ngắn gọn bản thân hoặc Mục tiêu nghề nghiệp. Về cơ bản thì chuyên gia hướng nghiệp khuyên rằng:

  • Viết Tóm tắt khi bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm trong công việc hoặc các công việc liên quan.
  • Viết Mục tiêu nghề nghiệp với những bạn mới tốt nghiệp hoặc ứng tuyển những vị trí level thấp.

Cách viết hay cho phần Tóm tắt/ Mục tiêu cho công việc Admin Văn phòng là hãy đảm bảo ít nhất 3 ý:

  • Background của bạn (Bạn học ngành gì, có kinh nghiệm lĩnh vực gì, bao nhiêu năm?)
  • Một vài skills thế mạnh (có liên quan đến công việc quản lý văn phòng)
  • Mục tiêu về nghề nghiệp, vị trí cụ thể hướng đến trong 2-3 năm tới.

Sự khác nhau giữa cách viết Tóm tắt/ Mục tiêu nghề nghiệp hay và chưa hay nằm ở sự mô tả chi tiết đi kèm với thành tựu, kỹ năng chuyên môn. Để chứng minh cho NTD thấy tại sao mình là ứng viên phù hợp với vị trí này.

Lưu ý không sử dụng đại từ ngôi thứ nhất như I, Me, My… và lược bỏ những từ ngữ không cần thiết để giữ đoạn văn ngắn gọn nhất có thể. 

Nếu chưa biết nên chắt lọc những thông tin gì để đưa vào phần này, có thể để trống và viết sau cùng khi đã trình bày xong các phần Kinh nghiệm làm việc, Kỹ năng.

Cách viết phần Kinh nghiệm trong CV tìm việc Admin Văn phòng

  • Bắt đầu ghi những công việc về nhân sự - tuyển dụng đã làm hoặc có liên quan theo thứ tự từ gần đây nhất, cho đến xa nhất.
  • Những phần không thể thiếu đó là: Tên công việc, Tên công ty/ tổ chức, thời gian làm việc, 4-6 gạch đầu dòng mô tả trách nhiệm và thành tựu của mình.
  • Bổ sung số liệu thể hiện công việc tuyển dụng của bạn đã đạt chỉ tiêu và kết quả như thế nào. Càng chi tiết càng tốt! Đừng chỉ liệt kê ra những công việc, vì như vậy không thể hiện được năng lực làm việc. 
  • Sử dụng các động từ mô tả mạnh, thuật ngữ ngành, những con số %, đơn vị tỷ lệ để khơi gợi hình dung của NTD để bắt đầu mỗi gạch đầu dòng mô tả kinh nghiệm tuyển dụng.
  • Cuối cùng và quan trọng nhất là phải điều chỉnh nội dung CV cho phù hợp với yêu cầu công việc liên quan tới quản lý văn phòng mình ứng tuyển. Mỗi công ty có thể yêu cầu những kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau cho cùng một vị trí Admin Văn phòng.

Một số kỹ thuật bạn có thể áp dụng để viết Kinh nghiệm làm việc đó là Keywords (Chọn lọc từ khóa trong JD) và Buzzwords (Chọn lọc từ khóa về công ty). 

Hiểu đơn giản là nghiên cứu và ghi lại những từ khóa xuất hiện trong JD và Website, ấn phẩm của công ty. Có thể là từ ngữ mô tả công việc, kỹ năng công việc hoặc môi trường, branding, hình ảnh của công ty. Sau đó đối chiếu với kỹ năng và đặc điểm của bản thân để ghi vào phần Kinh nghiệm và xen kẽ các từ khóa đó trong suốt nội dung của CV.

Chú ý với mỗi dòng mô tả kinh nghiệm nên chứa hoặc chứng mình cho một kỹ năng bạn đã/ sẽ ghi ở phần Kỹ năng.

Cách viết phần Học vấn trong CV tìm việc Admin Văn phòng

Một số nội dung cần có trong phần Học vấn:

  • Liệt kê tên các cơ sở đào tạo, trường, bằng cấp, niên khóa đào tạo.
  • Kinh nghiệm ngoại khóa khi đi học.
  • Có thể nêu thêm các dự án nghiên cứu của sinh viên đã tham gia
  • Chứng chỉ/ chứng nhận/ vinh danh về học thuật 
  • GPA không cần thiết ghi vào nhưng nếu điểm cao xuất sắc thì nêu ra cũng tốt.

Để phần học vấn trở nên nổi bật hơn thì có thể bổ sung thêm các khóa học về ngắn hạn và Online. Đặc biệt những người mới chuyển ngành/ ít hoặc chưa có kinh nghiệm thì nên làm phần Học vấn trở nên phong phú và đầy đặn hơn.

Cách viết phần Kỹ năng trong CV tìm việc Admin Văn phòng

Một số kỹ năng tham khảo viết CV Admin Văn phòng

  • Administrative skills/  Kỹ năng quản lý
  • Office management/ Quản lý văn phòng
  • Computer skills/ Tin học văn phòng
  • Organizational skills/ Kỹ năng tổ chức
  • Customer service/ Kỹ năng chăm sóc khách hàng
  • Time management/ Kỹ năng quản lý thời gian
  • Interpersonal skills/ Kỹ năng giao tiếp.
  • Communication skills (oral and written)/ Kỹ năng nói và viết.
  • Teamwork skills/ Kỹ năng làm việc nhóm.
  • Detail-oriented/ Khả năng chú ý chi tiết.
  • Decision making/ Kỹ năng ra quyết định
  • Recordkeeping/ Kỹ năng lưu trữ hồ sơ
  • Typing skills/ Kỹ năng đánh máy
  • Accounting/bookkeeping/ Kỹ năng làm việc với sổ sách
  • MS Office skills/ Kỹ năng sử dụng Microsoft Office
  • Enterprise resource planning (ERP)/ Kỹ năng lập kế hoạch cho doanh nghiệp
  • Multitasking/ Kỹ năng làm việc đa nhiệm
  • People skills/ Kỹ năng làm việc với con người

Cách đưa Kỹ năng vào trong CV Admin Văn phòng cho ấn tượng:

  • Đầu tiên làm danh sách liệt kê tất cả những kỹ năng bạn có. Nếu chưa có kinh nghiệm thì liệt kê những kinh nghiệm có liên quan đến công việc quản lý văn phòng đã có.
  • Đọc kỹ JD và xác định từ khóa nổi bật và bắt buộc có. Ghi lại vào 1 danh sách thứ hai.
  • Nối kết 2 danh sách trên để chọn ra những kỹ năng chung công ty yêu cầu mà bạn đang sở hữu.
  • Viết tách riêng Kỹ năng thành một phần nổi bật trong CV
  • Minh chứng cho những kỹ năng này trong phần Kinh nghiệm làm việc, Hoạt động hoặc Học vấn, Chứng chỉ để tăng tính thuyết phục.
  • Tham khảo kỹ thuật Keywords và Buzzwords đã hướng dẫn ở trên.

Lưu ý về cách viết Kỹ năng trong CV Admin Văn phòng:

  • Nên viết ít nhất 4-6 Kỹ năng bao gồm cả kỹ năng mềm và chuyên môn
  • Viết Kỹ năng bắt đầu với động từ, ít nhất 3-5 từ/ Kỹ năng thay vì chỉ viết một Danh từ. Danh từ thường dùng để diễn tả Kiến thức/ Chuyên môn.
  • Viết Kỹ năng nào thì nên chứng minh mình có Kỹ năng đó ở các phần khác trong CV. Không nên ghi những kỹ năng mình không thực sự có. 

Cách viết các phần bổ sung cho CV tìm việc Admin Văn phòng

Nếu CV của bạn vẫn chưa đủ đầy đặn, có thể cân nhắc bổ sung phần Thông tin khác trong CV. Ở phần này có thể đưa ra: 

  • Hoạt động ngoại khóa khác 
  • Các lớp học kỹ năng đã tham gia
  • Dự án nghiên cứu cá nhân
  • Công việc tình nguyện/ tự do
  • Giải thưởng

Cách viết Cover Letter tìm việc Admin Văn phòng

Thông tin liên hệ của bạn

Thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng

Kính gửi anh/chị [Tên],

Đoạn 1: Bạn đang ứng tuyển vị trí gì, công ty nào, vì sao bạn biết đến vị trí này? Một lý do (kỹ năng, kinh nghiệm gì) khiến bạn nghĩ rằng mình hợp vị trí này. Một số điều bạn thích về công ty.

Đoạn 2: Kể về một thành tựu trong quá khứ bạn sử dụng kỹ năng của mình đạt kết quả tốt và góp phần cho công ty như thế nào. 

Đoạn 3: Kết thư ngỏ ý về một buổi phỏng vấn để trao đổi kỹ hơn về những kỹ năng và giá trị bạn có thể làm.

Xin cảm ơn,

[Tên bạn]

Bạn có thể tham khảo các mẫu Cover Letter ứng tuyển Admin Văn phòng của TopCV tại đây.

_____

Trên đây là những hướng dẫn để bạn có một bản CV Admin Văn phòng thật chi tiết, nếu bạn có góp ý thêm về nội dung. Nếu bạn muốn dịch CV Việt-Anh hoặc được tư vấn CV bởi chuyên gia, hãy đăng ký tư vấn CV cùng TopCV tại đây.

Nếu bạn có góp ý thêm cho nội dung bài viết, vui lòng gửi ý kiến đóng góp qua email: huongnghiep@topcv.vn.

Thẻ: Viết cv

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.